Sơ đồ Cấu trúc Tổ chức Ma trận Vẽ Trực tuyến

Khi một dự án được khởi động, một quản lý dự án được bổ nhiệm bởi ban quản lý cấp cao, và quản lý dự án hợp tác với các phòng ban chức năng để chọn nhân sự để thành lập một đội dự án. Các thành viên tham gia toàn thời gian trong suốt dự án và trở về phòng ban gốc của họ sau khi dự án kết thúc. Ví dụ, khi một doanh nghiệp thực hiện một dự án phát triển sản phẩm mới, quản lý dự án điều phối nhân sự từ các phòng ban R&D, tiếp thị và sản xuất để cùng hoàn thành các giai đoạn như phân tích yêu cầu, thiết kế và thử nghiệm. Một cơ chế giao tiếp kép phải được thiết lập trong hoạt động: trong đội dự án để đồng bộ tiến độ thông qua các cuộc họp thường xuyên, và trong các phòng ban chức năng để nâng cao khả năng chuyên môn thông qua đào tạo kỹ thuật. Ngoài ra, ban quản lý cấp cao cần thiết lập các quy tắc phân phối quyền lực để cân bằng quyền quyết định của quản lý dự án và quản lý chức năng, tránh sự cạnh tranh tài nguyên.

Nhân sự cốt lõi bao gồm ba loại: thứ nhất, quản lý chức năng, chịu trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật và đánh giá nhân sự, chẳng hạn như quản lý R&D thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật; thứ hai, quản lý dự án, chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể dự án và điều phối tài nguyên, chẳng hạn như trưởng nhóm phát triển sản phẩm tạo ra lịch trình; thứ ba, các thành viên dự án, từ các phòng ban chức năng khác nhau, chẳng hạn như kỹ sư, chuyên gia tiếp thị, v.v.

1. Sử dụng tài nguyên hiệu quả: Nhân sự được phân bổ linh hoạt theo nhu cầu dự án, tránh dư thừa trong các phòng ban đơn lẻ.
2. Hợp tác liên phòng ban: Phá vỡ rào cản phòng ban và thúc đẩy chia sẻ thông tin. Ví dụ, trong phát triển sản phẩm mới, các phòng ban R&D, tiếp thị và sản xuất làm việc cùng nhau, rút ngắn chu kỳ phát triển.
3. Phát triển nhân viên: Các thành viên tham gia vào các dự án đa dạng, nâng cao khả năng tổng hợp.
4. Phản ứng linh hoạt: Thích ứng với thay đổi môi trường, chẳng hạn như một công ty tư vấn nhanh chóng thành lập các đội liên ngành thông qua cấu trúc ma trận để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

1. Mơ hồ trong trách nhiệm: Báo cáo kép dẫn đến xung đột. Ví dụ, trưởng nhóm dự án yêu cầu làm thêm giờ để đáp ứng thời hạn, trong khi quản lý chức năng yêu cầu đào tạo kỹ thuật, khiến các thành viên bối rối.
2. Hiệu quả ra quyết định thấp: Cần phối hợp nhiều ý kiến, kéo dài chuỗi phê duyệt. Ví dụ, mua sắm cần phê duyệt kép từ đội dự án và phòng ban chức năng, tăng tiêu thụ thời gian.
3. Chi phí quản lý cao: Một hệ thống quản lý kép cần được thiết lập, tăng chi phí cho các cuộc họp, vai trò điều phối, v.v.
4. Áp lực nhân viên: Đối mặt với nhiều lãnh đạo yêu cầu kỹ năng giao tiếp cao.