BPMN-Tutorial: Geschäftsprozessnotation und Erstellungsmethoden

Im Zuge der digitalen Transformation hat sich die Geschäftsprozessmodellierung (BPM) zu einem zentralen Werkzeug für Unternehmen entwickelt, um die Effizienz zu optimieren und Kommunikationskosten zu senken. Als weltweit anerkannter Standard für die Prozessmodellierung hat sich BPMN (Business Process Model and Notation) mit seiner intuitiven Symbolik und strengen Logik zur Lingua Franca von Business-Analysten, Produktmanagern und IT-Teams entwickelt. Viele Anfänger schreckt BPMN jedoch aufgrund verwirrender Symbole, unklarer Logik und mangelnder Erfahrung im Umgang mit dem Werkzeug ab. Dieser Artikel führt Sie durch die Grundlagen von BPMN – von der Klassifizierung und Verwendung grundlegender Symbole bis hin zu praktischen Techniken zum Zeichnen von Flussdiagrammen, häufigen Fallstricken und Optimierungsvorschlägen. Durch die Kombination von Fallstudien und praktischen Tool-Implementierungen unterstützt Sie dieser Artikel dabei, schnell loszulegen und professionelle Geschäftsprozessdiagramme zu erstellen, die komplexe Prozesse kristallklar darstellen.

I. Was ist BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte grafische Sprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessen in Unternehmen oder Organisationen. Die von der Object Management Group (OMG) entwickelte Sprache soll das Prozessverständnis von Mitarbeitern, Prozessanalysten und Entwicklern vereinheitlichen und so eine nahtlose Integration von Geschäfts- und IT-Sprachen ermöglichen.

BPMN-Diagramm des Zusammenführungsprozesses

II. BPMN-Geschäftsprozessnotation

1. Flow-Objekte – die Kernkomponenten eines Prozesses

(1) Ereignisse: Zeigt an, was im Prozess passiert, dargestellt durch Kreise.

Startereignis (hohler Kreis): Startpunkt des Prozesses.

Endereignis (ausgefüllter Kreis): der Endpunkt des Prozesses.

Zwischenereignisse (Doppelkreise): wie z. B. zeitgesteuerte Ereignisse und Nachrichtenereignisse (die nachfolgende Aktionen auslösen).

(2) Aktivitäten: Kennzeichnet Aufgaben, die ausgeführt werden müssen und durch abgerundete Rechtecke dargestellt werden.

Aufgabe: Atomare Operation (z. B. „E-Mail senden“).

Unterprozess: Ein verschachtelter komplexer Prozess (erweiterbar/reduzierbar).

Anrufaktivität: Verweist auf andere Prozessvorlagen.

(3) Gateways: Kontrollflusszweige, dargestellt durch Rauten.

Exklusives Gateway: Eine binäre Auswahl (z. B. „Sind Sie Mitglied?“ → Ja/Nein-Zweig).

Paralleles Gateway: Löst mehrere Pfade gleichzeitig aus (z. B. „Zahlung“ und „Versand“ parallel).

Inklusive Gateway: Mehrere Filialen, die die Bedingungen erfüllen (z. B. „Expressversandmethode auswählen: Standard/Expedited“).

2. Objekte verbinden – den Prozessablauf definieren

(1) Sequenzfluss: Flussobjekte sind mit durchgezogenen Pfeilen verbunden, um die Ausführungsreihenfolge anzuzeigen.

(2) Nachrichtenfluss: Verwenden Sie gepunktete Pfeile, um verschiedene Prozesspools zu verbinden und so die system-/abteilungsübergreifende Kommunikation anzuzeigen.

(3) Assoziation: Verwenden Sie eine gepunktete Linie, um Aktivitäten und Datenobjekte zu verbinden und so den Datenverweis anzuzeigen.

3. Swimlanes – Aufteilung der Prozessverantwortlichkeiten

(1) Pool: Stellt einen unabhängigen Prozessteilnehmer dar (z. B. eine Abteilung oder ein System).

(2) Lane: Eine unterteilte Rolle innerhalb eines Pools (z. B. das „Pre-Sales-Team“ und das „After-Sales-Team“ innerhalb der „Kundendienstabteilung“ des Pools).

4. Datenobjekte – Informationsträger in einem Prozess

(1) Dateneingabe/-ausgabe: dargestellt durch ein gefaltetes Rechteck, das die von der Aktivität benötigten oder generierten Daten definiert.

(2) Datenspeicher: Ein Zylinder mit offenen Enden stellt einen dauerhaften Speicher dar (z. B. eine Datenbank).

5. Artefakte – Ergänzende Informationen

(1) Textanmerkung: Verwenden Sie ein Rechteck mit gefalteten Ecken, um erklärenden Text hinzuzufügen.

(2) Gruppieren: Verwenden Sie gepunktete Kästchen, um verwandte Elemente logisch zu gruppieren (ohne die Ausführungsreihenfolge zu beeinflussen).

BPMN-Geschäftsprozessnotation

III. So führen Sie eine BPMN-Prozessmodellierung durch