บทช่วยสอน BPMN: สัญกรณ์กระบวนการทางธุรกิจและวิธีการสร้าง

ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ได้กลายเป็นเครื่องมือหลักสำหรับองค์กรต่างๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนการสื่อสาร BPMN (Business Process Model and Notation) ซึ่งเป็นมาตรฐานการสร้างแบบจำลองกระบวนการที่ได้รับการยอมรับทั่วโลก ด้วยสัญลักษณ์ที่เข้าใจง่ายและการแสดงออกเชิงตรรกะที่เข้มงวด ได้กลายเป็น "ภาษากลาง" ของนักวิเคราะห์ธุรกิจ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ และทีมไอที อย่างไรก็ตาม ผู้เริ่มต้นหลายคนมักรู้สึกไม่มั่นใจกับ BPMN เนื่องจากสัญลักษณ์ที่สับสน ตรรกะที่ไม่ชัดเจน และการขาดความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือ บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐานของ BPMN ตั้งแต่การจำแนกและการใช้สัญลักษณ์พื้นฐาน ไปจนถึงเทคนิคการวาดผังงานในทางปฏิบัติ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และคำแนะนำในการปรับปรุงประสิทธิภาพ บทความนี้ผสมผสานกรณีศึกษาเข้ากับการใช้งานเครื่องมือในทางปฏิบัติ จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วและสร้างไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจระดับมืออาชีพ ซึ่งทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนมีความชัดเจนยิ่งขึ้น

I. BPMN คืออะไร?

BPMN (Business Process Model and Notation) เป็นภาษากราฟิกมาตรฐานที่ใช้อธิบายกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรหรือองค์กร พัฒนาโดย Object Management Group (OMG) มีวัตถุประสงค์เพื่อรวมความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการต่างๆ เข้าด้วยกันในหมู่บุคลากรทางธุรกิจ นักวิเคราะห์กระบวนการ และนักพัฒนา ช่วยให้สามารถผสานรวมภาษาธุรกิจและภาษาไอทีเข้าด้วยกันได้อย่างราบรื่น

เทมเพลตพื้นฐาน BPMN

II. สัญลักษณ์กระบวนการทางธุรกิจ BPMN

1. วัตถุการไหล — ส่วนประกอบหลักของกระบวนการ

(1) เหตุการณ์: ระบุสิ่งที่เกิดขึ้นในกระบวนการ โดยแสดงด้วยวงกลม

เหตุการณ์เริ่มต้น (วงกลมกลวง): จุดเริ่มต้นของกระบวนการ

เหตุการณ์สิ้นสุด (วงกลมทึบ): จุดสิ้นสุดของกระบวนการ

เหตุการณ์ระดับกลาง (วงกลมคู่): เช่น เหตุการณ์กำหนดเวลาและเหตุการณ์ข้อความ (กระตุ้นการดำเนินการที่ตามมา)

(2) กิจกรรม : ระบุภารกิจที่ต้องดำเนินการและแสดงด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้าโค้งมน

งาน: การดำเนินการแบบอะตอม (เช่น "ส่งอีเมล")

กระบวนการย่อย: กระบวนการที่ซับซ้อนซ้อนกัน (ขยายได้/ยุบได้)

กิจกรรมการโทร: อ้างอิงเทมเพลตกระบวนการอื่น ๆ

(3) เกตเวย์: สาขาการควบคุมการไหล แสดงด้วยรูปข้าวหลามตัด

เกตเวย์พิเศษ: ตัวเลือกแบบไบนารี (เช่น "คุณเป็นสมาชิกหรือไม่" → สาขาใช่/ไม่ใช่)

เกตเวย์คู่ขนาน: เปิดใช้งานหลายเส้นทางพร้อมกัน (เช่น "การชำระเงิน" และ "การจัดส่ง" ในแบบคู่ขนาน)

Inclusive Gateway: หลายสาขาที่ตรงตามเงื่อนไข (เช่น "เลือกรูปแบบการจัดส่งแบบด่วน: มาตรฐาน/เร่งด่วน")

2. การเชื่อมต่อวัตถุ – การกำหนดการไหลของกระบวนการ

(1) ลำดับการไหล: วัตถุการไหลเชื่อมต่อกันด้วยลูกศรทึบเพื่อระบุลำดับการดำเนินการ

(2) การไหลของข้อความ: ใช้ลูกศรประเพื่อเชื่อมต่อกลุ่มกระบวนการต่างๆ เพื่อระบุการสื่อสารระหว่างระบบ/แผนก

(3) การเชื่อมโยง: ใช้เส้นประเพื่อเชื่อมโยงกิจกรรมและวัตถุข้อมูลเพื่อระบุการอ้างอิงข้อมูล

3. Swimlanes — การแบ่งความรับผิดชอบของกระบวนการ

(1) กลุ่ม: แสดงถึงผู้เข้าร่วมกระบวนการอิสระ (เช่น แผนกหรือระบบ)

(2) เลน: บทบาทที่แบ่งย่อยภายในกลุ่ม (เช่น “ทีมก่อนการขาย” และ “ทีมหลังการขาย” ภายใน “แผนกบริการลูกค้าของกลุ่ม”)

4. วัตถุข้อมูล — ตัวพาข้อมูลในกระบวนการ

(1) อินพุต/เอาต์พุตข้อมูล: แสดงด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้าพับ ซึ่งกำหนดข้อมูลที่จำเป็นหรือสร้างขึ้นจากกิจกรรม

(2) ที่จัดเก็บข้อมูล: กระบอกสูบที่มีปลายเปิดแสดงถึงพื้นที่จัดเก็บถาวร (เช่น ฐานข้อมูล)

5. สิ่งประดิษฐ์ — ข้อมูลเพิ่มเติม

(1) คำอธิบายข้อความ: ใช้สี่เหลี่ยมผืนผ้ามุมพับเพื่อเพิ่มข้อความอธิบาย

(2) กลุ่ม: ใช้กล่องจุดเพื่อจัดกลุ่มองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องอย่างมีตรรกะ (โดยไม่กระทบต่อลำดับการดำเนินการ)

สัญกรณ์กระบวนการทางธุรกิจ BPMN

III. วิธีการสร้างแบบจำลองกระบวนการ BPMN

1. หลังจากเข้าสู่ระบบ ProcessOn แล้ว ให้ไปที่หน้าไฟล์ส่วนตัวของคุณ คลิก "ไฟล์ใหม่" และเลือก "แผนภูมิกระบวนการ" จากนั้น ภายใต้ "ไดอะแกรมเพิ่มเติม" ให้เพิ่ม BPMN ลงในไลบรารีไดอะแกรม หากคุณต้องการวาดสระว่ายน้ำหรือเลนว่ายน้ำ คุณสามารถเพิ่มไดอะแกรมประเภท Pool/Swimlane ลงในไลบรารีไดอะแกรมได้เช่นกัน

สร้างไดอะแกรม BPMN →

2. สร้างกลุ่มกระบวนการและเลนว่ายน้ำ และแบ่งบทบาทภายในกลุ่ม

3. กำหนดเหตุการณ์เริ่มต้นและสิ้นสุด เพิ่มกิจกรรม (งาน) และกระบวนการย่อย และออกแบบตรรกะการแยกสาขา ใช้ลูกศรทึบเพื่อเชื่อมต่อวัตถุโฟลว์ (เหตุการณ์ กิจกรรม เกตเวย์) เพื่อระบุลำดับการดำเนินการ

4. หลังจากวาดเสร็จแล้ว ให้ส่งออกเป็นรูปภาพหรือ PDF ซึ่งคุณสามารถนำไปแทรกในเอกสารของบริษัทและแชร์กับทีมได้ คุณยังสามารถแชร์แผนผังวงจรของคุณกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้โดยตรง เพื่อให้พวกเขาดูหรือแก้ไขแบบออนไลน์ได้

IV. เคล็ดลับสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพไดอะแกรม BPMN

1. การออกแบบแบบเลเยอร์

ไดอะแกรมกระบวนการหลัก: คงไว้เฉพาะเส้นทางหลัก (เช่น "สั่งซื้อ → ชำระเงิน → จัดส่ง") และใช้กระบวนการย่อยหรือกิจกรรมการโทรเพื่อซ่อนรายละเอียดที่ซับซ้อน

ไดอะแกรมกระบวนการย่อย: คงไว้เฉพาะเส้นทางหลัก (เช่น "สั่งซื้อ → ชำระเงิน → จัดส่ง") และใช้กระบวนการย่อยหรือกิจกรรมการโทรเพื่อซ่อนรายละเอียดที่ซับซ้อน

2. การเพิ่มประสิทธิภาพเค้าโครง

เพื่อหลีกเลี่ยงการข้ามเส้น คุณสามารถปรับตำแหน่งองค์ประกอบหรือตั้งค่าเส้นข้ามที่จะแสดงที่จุดตัดได้

ใช้สีที่แตกต่างกันเพื่อแยกแยะบทบาท (เช่น สีน้ำเงิน = ลูกค้า สีเขียว = ระบบ)

เพิ่มป้ายกำกับให้กับกิจกรรมสำคัญ (เช่น "ลำดับความสำคัญสูง" "เรียกใช้งานอัตโนมัติ")

3. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

ซับซ้อนเกินไป: สาขาเกตเวย์มีไม่เกิน 5 เส้นทาง

เกตเวย์ฟัซซี่: ทำเครื่องหมายประเภทเกตเวย์อย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความคลุมเครือในประเภทเกตเวย์และความคลุมเครือของตรรกะสาขาที่เกิดขึ้น

ข้อยกเว้นที่ขาดหายไป: เพิ่มเหตุการณ์กลางเพื่อจัดการกับการหมดเวลาหรือข้อผิดพลาด (เช่น สาขา "การชำระเงินล้มเหลว")

4. ตรรกะการตรวจสอบ

ดำเนินการตามกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีวงจรตายหรือโหนดที่หายไป

V. เทมเพลต BPMN

BPMN มากมาย สำหรับใช้อ้างอิง และรองรับการคัดลอกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการวาดภาพ ด้านล่างนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่แชร์กัน

แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจของกรมศุลกากร (BPMN)

การยืมและคืนหนังสือ BPMN ในห้องสมุด

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า BPMN

หัวใจสำคัญของการวาดไดอะแกรม BPMN คือ การคิดแบบมีโครงสร้าง : ขั้นแรกคือการกำหนดขอบเขต จากนั้นจึงแบ่งขั้นตอน และสุดท้ายแสดงตรรกะด้วยสัญลักษณ์ ตอนนี้ เปิด ProcessOn และทำตามขั้นตอนในบทความนี้เพื่อลองวาดไดอะแกรม BPMN แรกของคุณ !