Proces Typ
Wyrażenie graficzne
Myślenie Typ
Wyrażenie strukturalne
Notatki Typ
Efektywne wyrażanie
Mapa drzewa
Schemat nawiasów
Tryb domyślny
Pod koniec każdego kwartału najczęściej słyszanym w biurze stwierdzeniem było: „W tym kwartale znów nie osiągnęliśmy naszych KPI”.
Cele sprzedażowe nie zostały osiągnięte o 30%, wzrost liczby użytkowników był niższy od oczekiwań, realizacja projektu opóźniła się o dwa tygodnie, a liczba błędów przekroczyła limit po premierze produktu… W takich sytuacjach większość zespołów reaguje, organizując spotkania, analizując sytuację i znajdując jej przyczyny. Ale co dzieje się po spotkaniach? Często słyszymy: „Wszyscy ciężko pracowali, ale sytuacja na rynku była zła”, „Konkurencja wyprzedziła nas o dwa miesiące”, „Brakowało nam wystarczającej liczby pracowników” – wymienia się mnóstwo powodów, ale problemy utrzymują się przez kolejny kwartał.
Gdzie leżał problem? Nie to, że nie szukaliśmy przyczyn, ale to, że nie znaleźliśmy źródła problemu.
Większość ludzi ma tendencję do skupiania się na „powierzchownych przyczynach”: cele sprzedażowe nie zostały osiągnięte z powodu „niskiej jakości leadów”, projekty zostały opóźnione z powodu „zbyt wielu zmian w wymaganiach”, a błędy w produktach wynikały z „niewystarczającego czasu na testowanie”. Wszystkie te przypadki są prawdziwe, ale stanowią jedynie „objawy”, a nie „przyczynę źródłową”. Jeśli zajmiemy się tylko objawami, a nie problemem leżącym u ich podłoża, te same problemy ze wskaźnikami KPI będą się powtarzać co kwartał.
Diagram Ishikawy (znany również jako diagram przyczynowo-skutkowy lub diagram Ishikawy) to systematyczne narzędzie służące do analizy przyczyn źródłowych. Ukazuje on wszystkie możliwe przyczyny problemu w sposób ustrukturyzowany, aż do znalezienia przyczyny źródłowej, która umożliwi podjęcie działań. W tym artykule systematycznie wyjaśnimy metody teoretyczne, kroki praktyczne i studia przypadków diagramu Ishikawy, aby pomóc Ci skutecznie rozwiązać problem braku osiągnięcia KPI.
Zanim zagłębimy się w diagram Ishikawy, zdiagnozujmy najpierw problem „nieosiągania kluczowych wskaźników efektywności” (KPI).
Istnieją cztery najczęstsze powody, dla których KPI nie są osiągane:
Analiza przyczyn niespełnienia wymagań przez KPI
Diagram Ishikawy, znany również jako diagram przyczynowo-skutkowy lub diagram Ishikawy, został wynaleziony w latach 60. XX wieku przez japońskiego eksperta ds. zarządzania jakością Kaoru Ishikawę. Jest to narzędzie analityczne służące do systematycznej identyfikacji pierwotnych przyczyn problemów.
Diagram rybiej ości zawdzięcza swoją nazwę swojemu kształtowi przypominającemu szkielet ryby.
Głowa ryby: skierowana w prawo, symbolizuje problem lub wynik, który należy przeanalizować (np. fakt, że „wskaźniki KPI nie zostały osiągnięte”).
Grzbiet ryby: główna strzałka skierowana od lewej do prawej
Ości: Główne gałęzie odchodzące od kręgosłupa, reprezentujące główne kategorie przyczyn.
Ości ryby: drobniejsze gałęzie, które odchodzą od głównej kości i reprezentują konkretne przyczyny.
Podstawową logiką diagramu Ishikawy jest rozbicie problemu na wiele wymiarów, a następnie zadawanie sobie pytania „dlaczego” warstwa po warstwie w każdym wymiarze, aż do znalezienia możliwej do podjęcia działania przyczyny źródłowej. Zmusza to do myślenia systematycznego i wielowymiarowego, zamiast po prostu wymieniania kilku powodów opartych na intuicji i wyciągania wniosków.
Pierwszym krokiem w stworzeniu diagramu Ishikawy jest określenie „dużych kości” – czyli głównych wymiarów kategoryzacji przyczyn. Najbardziej klasycznym modelem kategoryzacji jest metoda 5M1E (Człowiek, Maszyna, Materiał, Metoda, Środowisko, Pomiar), która znajduje szerokie zastosowanie w produkcji, zarządzaniu projektami, analizie jakości i innych scenariuszach.
Mężczyzna: Czynniki związane z personelem, takie jak niewystarczające umiejętności, niewystarczające szkolenie, niejasny podział zadań, słaba komunikacja i niska motywacja.
Maszyna: Czynniki związane ze sprzętem i narzędziami, takie jak awaria sprzętu, błędy oprogramowania, niekompatybilność narzędzi i niewystarczająca wydajność.
Materiały: Czynniki związane z materiałami i danymi, takie jak niska jakość danych, opóźnienia w dostawach materiałów i niedokładne informacje.
Metoda: Czynniki związane z metodami i procesami, takie jak niejasne procesy, brak standardów, niemożliwe do zastosowania metody i nieracjonalne systemy.
Środowisko: Czynniki środowiskowe, takie jak zmiany na rynku, wzmożona konkurencja, wpływ polityki i środowisko biurowe.
Pomiar: Pomiar czynników powiązanych, takich jak niejasne definicje KPI, niespójne statystyki danych i niespójne standardy oceny.
Diagram Ishikawy Człowiek-Maszyna-Materiał-Metoda-Koło
W przypadku scenariuszy niezwiązanych z produkcją, takich jak sprzedaż, marketing, produkt i operacje, można zastosować bardziej odpowiednie ramy klasyfikacji, np. metodę 4P (produkt, cena, miejsce, promocja), uproszczoną wersję 4M1E (ludzie, materiały, metody, środowisko) lub wymiary niestandardowe.
ProcessOn to profesjonalne narzędzie do tworzenia diagramów Ishikawy, które umożliwia rysowanie online diagramów Ishikawy, map myśli, schematów blokowych i innych wykresów. Społeczność oferuje szeroki wybór szablonów diagramów Ishikawy dla różnych dziedzin, a także umożliwia udostępnianie i współpracę online.
Najpierw utwórz mapę myśli na stronie swojego profilu ProcessOn. Na pasku narzędzi po prawej stronie przejdź do [Styl] -> [Styl płótna], zaznacz wzór ości ryby na szkielecie, a następnie przesuń głowę ryby w prawo.
Wybranie centralnego motywu na płótnie umożliwia utworzenie motywów gałęzi, które następnie można wypełnić szkieletem diagramu Ishikawy.
Utwórz schemat blokowy na stronie profilu ProcessOn. Przeciągnij prostokąt lub trójkąt z biblioteki graficznej na płótno jako głowę ryby. Naciśnij klawisz skrótu L, aby utworzyć linie tworzące szkielet diagramu Ishikawy. Przeciągnij prostokąt z biblioteki graficznej, aby połączyć go z ogonem szkieletu. Dodaj główne, średnie i małe kości diagramu Ishikawy. Następnie wypełnij szkielet i grafikę tekstem.
Jeśli analiza diagramu Ishikawy wymaga pracy zespołowej, system umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną edycję tego samego diagramu online. Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze w oparciu o konkretne powody, informacje zwrotne z współpracy międzydziałowej są synchronizowane w czasie rzeczywistym, a cały proces analizy jest dokumentowany.
także eksportowanie plików w wysokiej rozdzielczości w formatach PNG, PDF, SVG i innych, które można bezpośrednio wstawiać do kwartalnych prezentacji PPT lub raportów analizy przyczyn źródłowych, dzięki czemu sugestie dotyczące ulepszeń stają się uzasadnione.
Poniżej znajduje się kompletny diagram Ishikawy dla „ nieosiągniętych kluczowych wskaźników efektywności sprzedaży w trzecim kwartale ”:
Analiza przyczyn nieosiągnięcia KPI sprzedaży w III kwartale (diagram Ishikawy)
Wartość diagramu Ishikawy nie polega na „narysowaniu ładnego diagramu”, ale na „znalezieniu obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia”. Na podstawie tych głównych przyczyn można wygenerować jasną listę usprawnień:
Lista obszarów do poprawy w przypadku niespełnienia kluczowych wskaźników efektywności sprzedaży
1. Mylenie wyglądu z przyczyną źródłową: Zatrzymanie się na pierwszym poziomie „niskiej jakości sygnału”. Prawidłowe podejście polega na kontynuowaniu pytania „dlaczego jakość sygnału jest słaba”, aż do znalezienia możliwej do podjęcia działań przyczyny źródłowej.
2. Brak weryfikacji hipotez: Wyliczanie przyczyn bez weryfikacji danych i wyciąganie wniosków na podstawie domysłów. Prawidłowym podejściem jest weryfikacja danych (np. sprawdzenie w systemie CRM, czy jakość leada jest rzeczywiście niska).
3. Rysowanie diagramów bez podejmowania działań: Przyczyna źródłowa została zidentyfikowana, ale nie przełożono jej na plan poprawy ani nie przypisano odpowiedzialności. Analiza bez wdrożenia to żadna analiza.
4. Niewłaściwy podział wymiarowy: Metoda klasyfikacji jest oderwana od rzeczywistych scenariuszy biznesowych. Należy wybrać ramy analityczne odpowiednie dla tej branży.
5. Brak kluczowych wymiarów: Analiza koncentrowała się wyłącznie na „ludziach” i „metodach”, pomijając produkt i kanały. Wykorzystaj model 5M1E, aby zapewnić kompleksowość i uzupełnić wszelkie luki.
Nie jest źle, jeśli nie uda się osiągnąć KPI; straszne jest jednak to, że zawsze przypisuje się te przyczyny „złym warunkom rynkowym”, „pechowi” lub „niedostatecznej liczbie pracowników”, nigdy poważnie nie pytając „dlaczego”.
Wartość diagramu Ishikawy polega na tym, że dostarcza on systematycznych ram do myślenia, zmuszając do analizy problemu w wielu wymiarach i zadawania pytań warstwa po warstwie, aż do znalezienia przyczyny źródłowej, którą można rozwiązać.
Podczas kolejnego kwartalnego przeglądu, zamiast pozwalać każdemu swobodnie wyrazić „co moim zdaniem jest przyczyną”, powieś na ścianie diagram Ishikawy i poproś wszystkich o podanie przyczyn w każdym z czterech wymiarów: „ludzie, maszyny, materiały, metody, środowisko i pomiary”. Następnie wspólnie zadajcie pytanie „dlaczego”. Przekonacie się, że prawdziwy problem często pozostaje ukryty po trzecim lub czwartym poziomie pytań – a kiedy już go znajdziecie, rozwiązanie często staje się oczywiste.
Następując tutorial, aby spróbować
Darmowe korzystanie z ProcessOn
