Haben Sie Ihre KPIs nicht erreicht? Nutzen Sie die Ursachenanalyse mit einem Fischgrätendiagramm, um das Problem zu finden.

Am Ende jedes Quartals hört man im Büro am häufigsten den Satz: „Wir haben unsere KPIs auch in diesem Quartal wieder nicht erreicht.“

Die Umsatzziele wurden um 30 % verfehlt, das Nutzerwachstum blieb hinter den Erwartungen zurück, die Projektabwicklung verzögerte sich um zwei Wochen und die Anzahl der Bugs überschritt nach dem Produktlaunch das Limit… In solchen Situationen reagieren die meisten Teams mit Meetings, in denen sie die Lage analysieren und die Ursachen ermitteln. Doch was geschieht nach den Meetings? Oft heißt es dann: „Alle haben hart gearbeitet, aber das Marktumfeld war schlecht“, „Die Konkurrenz war uns zwei Monate voraus“, „Wir hatten nicht genügend Personal“ – eine ganze Reihe von Gründen werden angeführt, doch die Probleme bestehen im nächsten Quartal fort.

Wo lag das Problem? Es lag nicht daran, dass wir nicht nach den Gründen gesucht hätten, sondern vielmehr daran, dass wir die eigentliche Ursache nicht gefunden haben.

Die meisten Menschen konzentrieren sich gewohnheitsmäßig auf die oberflächlichen Gründe: Umsatzziele wurden aufgrund mangelhafter Leadqualität nicht erreicht, Projekte verzögerten sich wegen zu vieler Anforderungsänderungen und Produktfehler waren auf unzureichende Testzeit zurückzuführen. Das stimmt alles, ist aber lediglich die Symptomatik, nicht die eigentliche Ursache. Werden nur die Symptome und nicht das zugrunde liegende Problem behandelt, treten dieselben KPI-Probleme jedes Quartal wieder auf.

Das Fischgrätendiagramm (auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm) ist ein systematisches Werkzeug zur Ursachenanalyse. Es deckt alle möglichen Ursachen eines Problems strukturiert auf, bis eine umsetzbare Ursache gefunden ist. Dieser Artikel erläutert systematisch die theoretischen Methoden, praktischen Schritte und Fallstudien des Fischgrätendiagramms, um Ihnen zu helfen, das Problem der Nichterfüllung von KPIs effektiv zu lösen.

I. Warum erreichen Sie Ihre KPIs nie?

Bevor wir uns mit dem Fischgrätendiagramm befassen, sollten wir zunächst das Problem der „nicht erreichten KPIs“ diagnostizieren.

Es gibt vier häufige Gründe, warum KPIs nicht erreicht werden:

Analyse der Gründe für das Nichterreichen der KPI-Anforderungen

II. Was ist ein Fischgrätendiagramm?

Das Fischgrätendiagramm, auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm, wurde in den 1960er Jahren von dem japanischen Qualitätsmanagementexperten Kaoru Ishikawa entwickelt. Es ist ein Analyseinstrument zur systematischen Ermittlung der Grundursachen von Problemen.

Das Fischgrätendiagramm hat seinen Namen daher, dass seine Form dem Skelett eines Fisches ähnelt.

Fischkopf: Zeigt nach rechts und symbolisiert das Problem oder Ergebnis, das analysiert werden muss (z. B. die Tatsache, dass die KPIs nicht erreicht wurden).

Fischgräte: ein Hauptpfeil, der von links nach rechts zeigt

Fischgräte: Die Hauptäste, die vom Rückgrat abzweigen, repräsentieren die Hauptkategorien von Ursachen.

Fischgräten: feinere Verzweigungen, die sich immer weiter vom Hauptknochen abzweigen und spezifische Ursachen darstellen.

Fischgrätendiagramm zur Ursachenanalyse

Die Kernlogik des Ishikawa-Diagramms besteht darin, ein Problem in mehrere Dimensionen zu zerlegen und dann in jeder Dimension Schicht für Schicht nach dem „Warum“ zu fragen, bis eine handlungsrelevante Ursache gefunden ist. Es zwingt dazu, systematisch und aus verschiedenen Perspektiven zu denken, anstatt einfach nur intuitiv einige Gründe aufzulisten und daraus Schlüsse zu ziehen.

Erstellen Sie ein Fischgrätendiagramm →

III. Die Kernstruktur des Fischgrätendiagramms

Der erste Schritt beim Erstellen eines Ishikawa-Diagramms (Fischgrätendiagramm) besteht darin, die Hauptursachen zu bestimmen. Das klassischste Kategorisierungsmodell ist die 5M1E-Methode (Mensch, Maschine, Material, Methode, Umwelt, Messung), die in der Fertigung, im Projektmanagement, in der Qualitätsanalyse und anderen Bereichen weit verbreitet ist.

Mensch: Faktoren im Zusammenhang mit dem Personal, wie etwa unzureichende Qualifikationen, ungenügende Ausbildung, unklare Arbeitsteilung, schlechte Kommunikation und geringe Motivation.

Maschine: Faktoren im Zusammenhang mit Ausrüstung und Werkzeugen, wie z. B. Geräteausfall, Softwarefehler, Inkompatibilität der Werkzeuge und unzureichende Leistung.

Material: Faktoren im Zusammenhang mit Materialien und Daten, wie z. B. mangelhafte Datenqualität, Verzögerungen in der Materialversorgung und ungenaue Informationen.

Methode: Faktoren im Zusammenhang mit Methoden und Prozessen, wie etwa unklare Prozesse, fehlende Standards, ungeeignete Methoden und unangemessene Systeme.

Umfeld: Umweltfaktoren wie Marktveränderungen, verstärkter Wettbewerb, politische Auswirkungen und das Büroumfeld.

Messung: Berücksichtigt Faktoren, die mit der Messung zusammenhängen, wie z. B. unklare KPI-Definitionen, inkonsistente Datenstatistiken und inkonsistente Bewertungsstandards.

Fischgrätendiagramm Mensch-Maschine-Material-Methode-Kreis

Für Bereiche außerhalb der Produktion, wie Vertrieb, Marketing, Produktentwicklung und operative Tätigkeiten, können besser geeignete Klassifizierungsrahmen verwendet werden, wie beispielsweise die 4P-Methode (Produkt, Preis, Ort, Werbung), die vereinfachte Version von 4M1E (Menschen, Materialien, Methoden, Umwelt) oder benutzerdefinierte Dimensionen.

IV. Wie erstellt man ein Fischgrätendiagramm mit ProcessOn?

ProcessOn ist ein professionelles Tool zur Erstellung von Ishikawa-Diagrammen (auch Fischgrätendiagramme genannt), mit dem sich neben Ishikawa-Diagrammen auch Mindmaps, Flussdiagramme und andere Diagrammtypen online zeichnen lassen. Die Community bietet eine große Auswahl an Vorlagen für verschiedene Anwendungsbereiche und unterstützt zudem den Austausch und die Zusammenarbeit in der Online-Community.

Erstellung eines Fischgrätendiagramms aus einer Mindmap

Erstellen Sie zunächst eine Mindmap auf Ihrer ProcessOn-Profilseite. Gehen Sie in der rechten Symbolleiste auf [Stil] -> [Canvas-Stil], wählen Sie das Fischgrätenmuster im Skelett aus und passen Sie dann die Richtung des Fischkopfes nach rechts an.

Durch die Auswahl des zentralen Themas im Canvas können Sie Zweigthemen erstellen, die dann mit dem Grundgerüst des Fischgrätendiagramms gefüllt werden können.

Erstellen Sie ein Fischgrätendiagramm →

Erstellung eines Fischgrätendiagramms aus einem Flussdiagramm

Erstellen Sie auf der ProcessOn-Profilseite ein Flussdiagramm. Ziehen Sie ein Rechteck oder Dreieck aus der Grafikbibliothek als Fischkopf auf die Arbeitsfläche. Drücken Sie die Tastenkombination L, um Linien für das Fischgrätendiagramm zu erstellen. Ziehen Sie ein Rechteck aus der Grafikbibliothek, um es mit dem Schwanz des Diagramms zu verbinden. Fügen Sie die Haupt-, Mittel- und Untergliederungen des Fischgrätendiagramms hinzu. Füllen Sie anschließend das Diagramm und die Grafiken mit Text.

Erstellen Sie ein Fischgrätendiagramm →

Wenn die Analyse von Fischgrätendiagrammen Teamarbeit erfordert, unterstützt das System mehrere Benutzer, die dasselbe Diagramm gleichzeitig online bearbeiten. Die Benutzer können Kommentare zu bestimmten Themen hinzufügen, abteilungsübergreifendes Feedback wird in Echtzeit synchronisiert und der gesamte Analyseprozess wird dokumentiert.

außerdem den Export von hochauflösenden PNG-, PDF-, SVG- und anderen Formaten, die direkt in vierteljährliche Präsentationen oder Ursachenanalysen eingefügt werden können, wodurch Verbesserungsvorschläge fundiert werden.

V. Fallstudie: Ein vollständiges Ishikawa-Diagramm der nicht erreichten Vertriebs-KPIs

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Ishikawa-Diagramm-Aufschlüsselung zum Thema „ Umsatz-KPI im 3. Quartal nicht erreicht“:

Analyse der Gründe für das Nichterreichen der Umsatz-KPIs im dritten Quartal (Fischgrätendiagramm)

VI. Von der Ursache zur Handlung

Der Wert eines Fischgrätendiagramms liegt nicht im „Zeichnen eines ansprechenden Diagramms“, sondern im „Finden von Bereichen für umsetzbare Verbesserungen“. Aus diesen Grundursachen lässt sich eine klare Liste von Verbesserungen ableiten:

Liste der Verbesserungspotenziale bei Nichterreichen der Vertriebs-KPIs

VII. Häufige Missverständnisse bei der Verwendung von Fischgrätendiagrammen

1. Verwechslung von Erscheinungsbild und Ursache: Bei der ersten Ebene der „schlechten Cue-Qualität“ stehen bleiben. Der richtige Ansatz besteht darin, so lange zu fragen „Warum ist die Cue-Qualität schlecht?“, bis eine konkrete Ursache gefunden ist, die zu Maßnahmen führt.

2. Fehlende Hypothesenprüfung: Gründe werden ohne Datenüberprüfung angeführt und Schlussfolgerungen auf Basis von Vermutungen gezogen. Korrekterweise sollten Hypothesen anhand von Daten überprüft werden (z. B. durch Überprüfung des CRM-Systems, um die mangelhafte Lead-Qualität zu bestätigen).

3. Diagramme erstellen, ohne Maßnahmen zu ergreifen: Die Ursache wurde zwar identifiziert, aber noch nicht in einen Verbesserungsplan umgesetzt oder Verantwortlichkeiten zugewiesen. Analyse ohne Umsetzung ist keine Analyse.

4. Unangemessene Dimensionsaufteilung: Die Klassifizierungsmethode entspricht nicht den realen Geschäftsszenarien. Es sollte ein für diese Branche geeignetes Analysemodell gewählt werden.

5. Fehlende Schlüsselfaktoren: Die Analyse konzentrierte sich lediglich auf „Menschen“ und „Methoden“ und vernachlässigte Produkt und Vertriebskanäle. Nutzen Sie das 5M1E-Framework, um Vollständigkeit zu gewährleisten und etwaige Lücken zu schließen.

Es ist nicht schlimm, KPIs nicht zu erreichen; schlimm ist es jedoch, die Gründe immer auf „schlechte Marktbedingungen“, „Pech“ oder „unzureichende Arbeitskräfte“ zurückzuführen, ohne jemals ernsthaft zu fragen, „warum“.

Der Wert eines Fischgrätendiagramms liegt darin, dass es einen systematischen Denkrahmen bietet, der einen dazu zwingt, ein Problem aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und Schicht für Schicht Fragen zu stellen, bis man die eigentliche Ursache findet, zu deren Behebung man dann Maßnahmen ergreifen kann.

Beim nächsten Quartalsgespräch sollten Sie, anstatt jeden frei seine Meinung äußern zu lassen, ein Ishikawa-Diagramm (auch Fischgrätendiagramm genannt) an die Wand hängen und alle bitten, in jeder der vier Dimensionen – „Menschen, Maschinen, Material, Methoden, Umgebung und Messung“ – Gründe beizutragen. Fragen Sie dann gemeinsam nach dem „Warum“. Sie werden feststellen, dass das eigentliche Problem oft erst nach der dritten oder vierten Fragerunde sichtbar wird – und sobald Sie es gefunden haben, liegt die Lösung meist auf der Hand.