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Diagrama de colchetes
Modo padrão
Ao final de cada trimestre, a frase mais ouvida no escritório é: "Não atingimos nossas metas de desempenho novamente neste trimestre."
Metas de vendas 30% abaixo do esperado, crescimento de usuários aquém das expectativas, entrega do projeto atrasada em duas semanas e número de bugs acima do limite após o lançamento do produto… Sempre que essas situações ocorrem, a maioria das equipes reage realizando reuniões, analisando a situação e buscando as causas. Mas o que acontece depois das reuniões? Frequentemente, as justificativas são: "Todos trabalharam muito, mas o mercado estava desfavorável", "Nossos concorrentes estavam dois meses à nossa frente", "Não tínhamos pessoal suficiente" — uma série de razões são listadas, mas os problemas persistem no trimestre seguinte.
Onde estava o problema? Não era que não procurássemos as razões, mas sim que não encontrássemos a causa raiz.
A maioria das pessoas costuma se concentrar nas "razões superficiais": as metas de vendas não foram atingidas devido à "baixa qualidade dos leads", os projetos atrasaram por causa de "muitas mudanças nos requisitos" e os bugs do produto foram causados por "tempo insuficiente de testes". Tudo isso é verdade, mas são apenas "sintomas", não a "causa raiz". Se você tratar apenas os sintomas e não o problema subjacente, os mesmos problemas com os KPIs irão se repetir a cada trimestre.
O diagrama de Ishikawa (também conhecido como diagrama de causa e efeito) é uma ferramenta sistemática usada para análise da causa raiz. Ele revela todas as possíveis causas de um problema de forma estruturada até que uma causa raiz acionável seja encontrada. Este artigo explicará sistematicamente os métodos teóricos, os passos práticos e os estudos de caso do diagrama de Ishikawa para ajudá-lo a resolver o problema de não atingir os KPIs.
Antes de analisarmos o diagrama de Ishikawa (ou diagrama de espinha de peixe), vamos primeiro diagnosticar o problema de "KPIs não atingidos".
Existem quatro razões comuns pelas quais os KPIs não são atingidos:
Análise das razões pelas quais os KPIs não atendem aos requisitos
O diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito, foi criado pelo especialista japonês em gestão da qualidade Kaoru Ishikawa na década de 1960. É uma ferramenta analítica utilizada para identificar sistematicamente as causas raízes dos problemas.
O diagrama de espinha de peixe recebe esse nome porque seu formato se assemelha ao esqueleto de um peixe.
Cabeça de peixe: apontando para a direita, representando o problema ou resultado que precisa ser analisado (ou seja, o fato de que "os KPIs não foram atingidos").
Espinha dorsal do peixe: uma seta principal apontando da esquerda para a direita.
Espinha de peixe: Os principais ramos que se ramificam da espinha dorsal, representando as principais categorias de causas.
Espinhas de peixe: ramificações mais finas que continuam a se estender a partir do osso principal, representando causas específicas.
Diagrama de Ishikawa (ou diagrama de causa raiz)
A lógica central do diagrama de Ishikawa (ou diagrama de espinha de peixe) é decompor um problema em múltiplas dimensões e, em seguida, questionar o "porquê" camada por camada em cada dimensão até encontrar uma causa raiz que possa ser aplicada. Isso força você a pensar sistematicamente e a partir de múltiplas dimensões, em vez de apenas listar alguns motivos com base na intuição e tirar conclusões.
O primeiro passo para elaborar um diagrama de Ishikawa (ou diagrama de espinha de peixe) é determinar os "elementos principais" — ou seja, as dimensões de categorização das causas. A estrutura de categorização mais clássica é o método 5M1E (Homem, Máquina, Material, Método, Ambiente, Medição), amplamente aplicável à manufatura, gestão de projetos, análise de qualidade e outros cenários.
Homem: Fatores relacionados ao pessoal, como habilidades insuficientes, treinamento inadequado, divisão de trabalho pouco clara, comunicação deficiente e baixa motivação.
Máquina: Fatores relacionados a equipamentos e ferramentas, como falhas de equipamentos, erros de software, incompatibilidade de ferramentas e desempenho insuficiente.
Material: Fatores relacionados a materiais e dados, como baixa qualidade dos dados, atrasos no fornecimento de materiais e informações imprecisas.
Método: Fatores relacionados a métodos e processos, como processos pouco claros, falta de padrões, métodos inaplicáveis e sistemas inadequados.
Ambiente: Fatores ambientais como mudanças de mercado, aumento da concorrência, impactos de políticas e ambiente de escritório.
Medição: Mede fatores relacionados, como definições pouco claras de KPIs, estatísticas de dados inconsistentes e padrões de avaliação inconsistentes.
Diagrama de Ishikawa do Círculo Homem-Máquina-Material-Método
Para cenários não relacionados à manufatura, como vendas, marketing, produto e operações, podem ser utilizadas estruturas de classificação mais adequadas, como o método 4P (produto, preço, praça, promoção), a versão simplificada do 4M1E (pessoas, materiais, métodos, ambiente) ou dimensões personalizadas.
ProcessOn é uma ferramenta profissional para criação de diagramas de Ishikawa (ou diagramas de espinha de peixe) que permite desenhar online diagramas de Ishikawa, mapas mentais, fluxogramas e outros tipos de diagramas. A comunidade oferece uma ampla variedade de modelos de diagramas de Ishikawa para diversas áreas, além de facilitar o compartilhamento e a colaboração online.
Primeiro, crie um mapa mental na sua página de perfil do ProcessOn. Na barra de ferramentas à direita, vá para [Estilo] -> [Estilo da Tela], selecione o padrão de espinha de peixe no esqueleto e, em seguida, ajuste a direção da cabeça do peixe para a direita.
Selecionar o tema central na tela permite criar temas secundários, que podem então ser preenchidos com a estrutura do diagrama de Ishikawa (ou diagrama de espinha de peixe).
Crie um fluxograma na página de perfil do ProcessOn. Arraste um retângulo ou triângulo da biblioteca de gráficos para a tela para representar a cabeça do peixe. Pressione a tecla de atalho L para criar linhas que formarão o esqueleto do diagrama de espinha de peixe. Arraste um retângulo da biblioteca de gráficos para conectar à cauda do esqueleto. Adicione os ossos principais, os ossos médios e os ossos menores do diagrama de espinha de peixe. Em seguida, preencha o esqueleto e os gráficos com texto.
Se a análise do diagrama de Ishikawa exigir trabalho em equipe, o sistema permite que vários usuários editem o mesmo diagrama online simultaneamente. Os membros podem adicionar comentários com base em razões específicas, o feedback da colaboração entre departamentos é sincronizado em tempo real e todo o processo de análise é documentado.
Também permite a exportação de arquivos PNG, PDF, SVG e outros formatos em alta definição, que podem ser inseridos diretamente em apresentações de slides de revisões trimestrais ou relatórios de análise de causa raiz, fundamentando as sugestões de melhoria.
A seguir, apresentamos um diagrama de Ishikawa completo detalhando o " Indicador de desempenho de vendas do 3º trimestre não atingido":
O valor de um diagrama de Ishikawa não reside em "desenhar um diagrama bonito", mas em "encontrar áreas para melhorias práticas". A partir dessas causas raízes, pode-se gerar uma lista clara de melhorias:
Lista de áreas para melhoria caso as metas de vendas não sejam atingidas.
1. Confundir aparência com causa raiz: Parar no primeiro nível de "baixa qualidade da dica". A abordagem correta é continuar perguntando "por que a qualidade da dica é baixa" até que uma causa raiz que possa ser tratada seja encontrada.
2. Falha na verificação de hipóteses: Listar razões sem verificação de dados e tirar conclusões baseadas em suposições. A abordagem correta é verificar com dados (por exemplo, consultar o sistema CRM para confirmar se a qualidade dos leads é realmente baixa).
3. Desenhar diagramas sem tomar medidas: A causa raiz foi identificada, mas não foi traduzida em um plano de melhoria nem houve atribuição de responsabilidades. Análise sem implementação não é análise alguma.
4. Divisão dimensional inadequada: O método de classificação não está em sintonia com os cenários reais de negócios. Deve-se selecionar uma estrutura analítica adequada para este setor.
5. Ausência de dimensões-chave: A análise focou apenas em "pessoas" e "métodos", negligenciando produto e canais. Utilize a estrutura 5M1E para garantir abrangência e preencher quaisquer lacunas.
Não atingir as metas de desempenho não é terrível; o terrível é sempre atribuir os motivos a "condições de mercado desfavoráveis", "má sorte" ou "falta de pessoal", sem nunca perguntar seriamente "por quê".
O valor de um diagrama de Ishikawa reside no fato de que ele fornece uma estrutura sistemática para o pensamento, forçando você a examinar um problema a partir de múltiplas dimensões, fazendo perguntas camada por camada até encontrar a causa raiz que você pode resolver.
Durante a próxima revisão trimestral, em vez de deixar que todos expressem livremente "o que eu acho que é o motivo", coloque um diagrama de Ishikawa na parede e peça a todos que contribuam com razões em cada uma das quatro dimensões: "pessoas, máquina, material, método, ambiente e medição". Em seguida, perguntem "por quê?" juntos. Vocês descobrirão que o verdadeiro problema muitas vezes está oculto após o terceiro ou quarto nível de questionamento — e, uma vez encontrado, a solução geralmente se torna óbvia.
Seguindo o tutorial para tentar
Livre para usar ProcessOn
