Proceso Tipo
Expresión gráfica
Pensamiento Tipo
Expresión estructurada
Notas Tipo
Expresión eficiente
Mapa de árbol
Diagrama de soportes
Modo predeterminado
La gestión de compras es una parte indispensable de las operaciones comerciales, ya que involucra a casi todos los departamentos, desde la adquisición de materias primas y la compra de equipos hasta la solicitud de suministros de oficina. Sin embargo, los procesos de compras de muchas empresas adolecen de numerosos problemas: procesos de aprobación caóticos, responsabilidades poco claras, una gestión deficiente de los proveedores y ciclos de pago prolongados. Estos problemas pueden generar ineficiencia en el mejor de los casos y riesgos de incumplimiento normativo o incluso corrupción en el peor.
¿Cómo podemos estandarizar, transparentar y rastrear la gestión de compras? La respuesta es: crear un diagrama de flujo de compras claro. Este artículo explicará sistemáticamente qué es un diagrama de flujo de compras, su valor fundamental, los símbolos estándar y los pasos para crearlo, y compartirá varias plantillas profesionales de diagramas de flujo de compras .
Un diagrama de flujo del proceso de compras es una herramienta que describe gráficamente todo el proceso de compras de una empresa. Basado en la estrategia de compras de la empresa, los requisitos de control interno y las características de la cadena de suministro, desglosa las actividades de compras en una serie de pasos ordenados, cada uno de los cuales define claramente sus entradas, salidas, responsables y reglas de toma de decisiones. Abarca todas las etapas, desde la presentación de las necesidades de compra hasta el pago final, incluyendo consultas de precios, comparaciones de precios, selección de proveedores, aprobación de pedidos, recepción e inspección de mercancías, verificación de facturas y desembolso de fondos.
Diagrama de flujo estándar de adquisiciones
Mediante el diagrama de flujo del proceso de adquisiciones, las empresas pueden:
Defina claramente los departamentos y puestos responsables de cada paso;
Establecer los puntos de control necesarios (como la aprobación presupuestaria/extrapresupuestaria y los canales prioritarios para las compras de emergencia);
Identificar cuellos de botella y redundancias, y optimizar los procesos;
Proporcionar procedimientos operativos estándar para los nuevos empleados;
Proporcionar una base para la auditoría y el control interno.
Dependiendo del tamaño de la empresa y de las características de sus compras, el proceso de adquisición se puede dividir en varios tipos, y los diagramas de flujo correspondientes también difieren:
Proceso general de adquisición: aplicable a materiales no productivos o adquisiciones de bajo valor, con pasos relativamente sencillos.
Proceso de licitación y adquisición: Aplicable a adquisiciones a granel o de alto valor, que implican pasos complejos como el anuncio de la licitación, la presentación de ofertas y la evaluación de las mismas.
Proceso de adquisición de emergencia: Proceso de aprobación simplificado para necesidades repentinas, pero la aprobación debe obtenerse posteriormente.
Proceso de contratación mediante acuerdo marco: Firmar acuerdos a largo plazo con los proveedores y realizar los pedidos directamente para cada compra.
Proceso de adquisición de importaciones: Implica procedimientos especiales como la declaración de aduanas, la inspección de mercancías y el cambio de divisas.
Independientemente del tipo, los procesos básicos son los mismos. A continuación, lo explicaremos en detalle utilizando como ejemplo el proceso de adquisición general más típico.
Funciones: Departamento de demanda, departamento de compras, departamento de finanzas, alta dirección, proveedores.
Actividad: Presentar la solicitud, solicitar el precio, comparar precios, aprobar, realizar el pedido, recibir la mercancía, inspeccionarla y efectuar el pago.
Puntos de evaluación: ¿Se ha excedido el presupuesto? ¿Es necesario presentar una oferta? ¿Se ha superado la prueba de aceptación?
Documentos/Formularios: Solicitud de compra, consulta, cotización, orden de compra, recibo de almacén, factura.
Dirección del flujo: el orden y la transferencia de datos entre actividades.
Al igual que en los diagramas de procesos empresariales, los símbolos más utilizados incluyen:
Rectángulo redondeado/rectángulo: actividad (como "rellenar un formulario de solicitud de compra").
Diamante: Juicio/Decisión (por ejemplo, "¿El monto supera los 50.000?").
Paralelogramo: Documentos de entrada/salida (como "Órdenes de compra").
Carriles de natación (divisiones horizontales/verticales): distinguen los diferentes roles.
Flecha: Dirección del flujo.
Círculo: Inicio/Fin.
Diagrama de flujo típico de adquisiciones - Diagrama de carriles
Paso 1: Definir el alcance y los objetivos del proceso . Determinar el punto de partida (el empleado presenta la solicitud de compra) y el punto final (se completa el pago financiero) del proceso para estandarizar el comportamiento de las compras y prevenir riesgos.
Paso 2: Enumere todos los roles involucrados , como personal de demanda , gerentes de departamento , especialistas en compras , gerentes de compras , proveedores (externos) , gerentes de almacén , personal de finanzas , etc.
Paso 3: Anota las actividades principales en orden cronológico .
Paso 4: Dibuja un diagrama de carriles (diagrama de flujo multifuncional).
En ProcessOn, cree un nuevo gráfico seleccionando la plantilla "Gráfico de carriles". Configure los carriles horizontal o verticalmente , coloque los nodos activos y agregue criterios de decisión .
5 : Confirme con los departamentos pertinentes si el diagrama de flujo coincide con el proceso real. Algunos puntos a tratar son: ¿Existe un procedimiento acelerado para compras de emergencia? ¿Cómo se gestionan las devoluciones y los cambios? ¿Qué sucede si la mercancía no cumple con los requisitos de aceptación? Estos procesos excepcionales pueden complementarse como subprocesos.
6 : Exporte el diagrama de flujo completo del proceso de adquisición como un archivo PNG o PDF, insértelo en el documento de política de adquisiciones o imprímalo y publíquelo en el departamento de adquisiciones.
Un diagrama de flujo de un proceso de adquisiciones maduro no solo debe tener un "camino ideal", sino también considerar varias situaciones anormales posibles:
Rechazo de aprobación: Si el gerente del departamento rechaza la solicitud, esta se devolverá al empleado que la solicitó para que la modifique o la cancele.
El precio excede el presupuesto: Si el resultado de la comparación de precios excede el presupuesto, se deberá iniciar una nueva consulta de precios o un proceso de licitación.
Si la mercancía no cumple con los criterios de aceptación: devuélvala al proveedor, registre la anomalía de calidad y solicite un reemplazo o un reembolso.
Discrepancia en la factura: Si la factura no coincide con el importe o la cantidad del pedido, se devolverá al proveedor para su reemisión.
Adquisiciones de emergencia: Omita algunas aprobaciones, pero fírmelas posteriormente e indique el motivo.
Estas ramas se pueden representar mediante cuadros de decisión en forma de diamante y múltiples salidas. Por ejemplo, después del nodo "Aceptación", agregue un juicio "¿Calificado?": Sí → Mercancía aceptada; No → Mercancía devuelta.
ProcessOn ofrece una gran cantidad de plantillas y ejemplos de diagramas de flujo de compras como referencia, y permite clonarlos para facilitar el dibujo. A continuación, se muestran algunas plantillas compartidas.
Diagrama de flujo para la aprobación general de adquisiciones
Diagrama de flujo del proceso de adquisición autogestionado
Diagrama de flujo para la aprobación de adquisiciones empresariales
Un diagrama de flujo del proceso de compras no es solo una ilustración en un documento de política, sino también el punto de partida para la transformación digital de la gestión de compras de la empresa. Una vez que el proceso esté claro, se puede transformar el diagrama de flujo en un sistema de formularios (como un flujo de trabajo de aprobación de OA), un módulo de compras de ERP o incluso integrarlo con los sistemas de los proveedores para lograr el reabastecimiento automático.
La base de todo esto es un diagrama de proceso de adquisiciones preciso, estandarizado y fácil de leer. Ahora, abre ProcessOn y comienza a dibujar el diagrama del proceso de adquisiciones con el que estés más familiarizado. Ya sea una solicitud de material de oficina o una licitación para equipos de un millón de dólares, un solo diagrama puede ayudar a todos los participantes a comprender y ejecutar el proceso de manera efectiva.
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