Processo Tipo
Expressão gráfica
Pensamento Tipo
Expressão estruturada
Anotações Tipo
Expressão eficiente
Mapa de árvore
Diagrama de colchetes
Modo padrão
O setor de compras é uma parte indispensável das operações comerciais, envolvendo quase todos os departamentos, desde a aquisição de matéria-prima e compra de equipamentos até a requisição de materiais de escritório. No entanto, os processos de compras de muitas empresas sofrem com diversos problemas: processos de aprovação caóticos, responsabilidades pouco claras, gestão frouxa de fornecedores e longos ciclos de pagamento. Esses problemas podem levar, na melhor das hipóteses, à ineficiência e, na pior, a riscos de não conformidade ou até mesmo à corrupção.
Como podemos padronizar, tornar transparente e rastreável a gestão de compras? A resposta é: criar um fluxograma de compras claro. Este artigo explicará sistematicamente o que é um fluxograma de compras, seu valor fundamental, símbolos padrão e os passos para criá-lo, além de compartilhar diversos modelos profissionais de fluxogramas de compras .
Um fluxograma do processo de compras é uma ferramenta que descreve graficamente todo o processo de compras de uma empresa. Com base na estratégia de compras da empresa, nos requisitos de controle interno e nas características da cadeia de suprimentos, ele divide as atividades de compras em uma série de etapas ordenadas, cada uma definindo claramente suas entradas, saídas, responsáveis e regras de tomada de decisão. Abrange todas as etapas, desde a submissão das necessidades de compras até o pagamento final, incluindo consultas de preços, comparações de preços, seleção de fornecedores, aprovação de pedidos, recebimento e inspeção de mercadorias, verificação de faturas e desembolso de fundos.
Fluxograma padrão de aquisição
Por meio do fluxograma do processo de compras, as empresas podem:
Defina claramente os departamentos e cargos responsáveis por cada etapa;
Estabelecer os pontos de controle necessários (como aprovação orçamentária/extraorçamentária e canais prioritários para aquisições emergenciais);
Identificar gargalos e redundâncias e otimizar processos;
Fornecer procedimentos operacionais padrão para novos funcionários;
Para fornecer uma base para auditoria e controle interno.
Dependendo do porte da empresa e das características de suas compras, o processo de aquisição pode ser dividido em vários tipos, e os fluxogramas correspondentes também variam:
Processo geral de aquisição: aplicável a materiais não produtivos ou aquisições de baixo valor, com etapas relativamente simples.
Processo de licitação e aquisição: Aplicável a aquisições em grande volume ou de alto valor, envolvendo etapas complexas como anúncio da licitação, licitação e avaliação das propostas.
Processo de aquisição emergencial: Processo de aprovação simplificado para necessidades repentinas, mas a aprovação deve ser obtida posteriormente.
Processo de aquisição por meio de acordo-quadro: Assinar acordos de longo prazo com fornecedores e fazer pedidos diretamente para cada compra.
Processo de importação: Envolve procedimentos especiais como declaração alfandegária, inspeção de mercadorias e câmbio.
Independentemente do tipo, os processos principais são os mesmos. Abaixo, explicaremos em detalhes, usando como exemplo o processo de compras geral mais típico.
Funções: Departamento de Demandas, Departamento de Compras, Departamento Financeiro, Alta Administração, Fornecedores.
Atividades: Submeter candidatura, solicitar preço, comparar preços, aprovar, efetuar encomenda, receber mercadoria, inspecionar e efetuar pagamento.
Pontos de avaliação: O orçamento foi excedido? É necessário realizar uma licitação? O teste de aceitação foi aprovado?
Documentos/Formulários: Requisição de compra, consulta, cotação, ordem de compra, comprovante de recebimento de estoque, fatura.
Direção do fluxo: a ordem e a transferência de dados entre as atividades.
Semelhante aos diagramas de processos de negócios, os símbolos comumente usados incluem:
Retângulo arredondado/retângulo: atividade (como "preencher um formulário de requisição de compra").
Diamante: Julgamento/Decisão (ex.: "O valor excede 50.000?").
Paralelogramo: Documentos de entrada/saída (como "Pedidos de Compra").
Raia de natação (divisões horizontais/verticais): distinguem diferentes funções.
Seta: Direção do fluxo.
Círculo: Início/Fim.
Fluxograma típico de compras - Diagrama de raias
Etapa 1: Defina o escopo e os objetivos do processo . Determine o ponto de partida (o funcionário envia a solicitação de compra) e o ponto de chegada (o pagamento financeiro é concluído) do processo para padronizar o comportamento de compras e evitar riscos.
Etapa 2: Liste todas as funções envolvidas , como equipe de demanda , gerentes de departamento , especialistas em compras , gerentes de compras , fornecedores (externos) , gerentes de armazém , pessoal financeiro , etc.
Passo 3: Anote as principais atividades em ordem cronológica .
Etapa 4: Desenhe um diagrama de raias (fluxograma multifuncional)
No ProcessOn, crie um novo gráfico selecionando o modelo "Gráfico de Raia". Defina as raias horizontalmente ou verticalmente , posicione os nós ativos e adicione os critérios de decisão .
5 : Confirme com os departamentos relevantes se o fluxograma corresponde ao processo real. Os pontos de discussão podem incluir: Existe um procedimento acelerado para compras emergenciais? Como são tratadas as devoluções e trocas? O que acontece se as mercadorias não forem aceitas? Esses processos atípicos podem ser complementados como subprocessos.
6 : Exporte o fluxograma completo do processo de aquisição como um arquivo PNG ou PDF, incorpore-o no documento de política de compras ou imprima e afixe-o no departamento de compras.
Um fluxograma de processo de compras maduro não deve apenas apresentar um "caminho ideal", mas também considerar várias situações anormais possíveis :
Rejeição de aprovação: Se o gerente do departamento rejeitar a solicitação, ela será devolvida ao funcionário que a solicitou para modificação ou cancelamento.
Preço acima do orçamento: Se o resultado da comparação de preços exceder o orçamento, uma nova consulta de preços ou processo de licitação deverá ser iniciado.
Caso os produtos não atendam aos critérios de aceitação: devolva-os ao fornecedor, registre a anomalia de qualidade e solicite uma substituição ou reembolso.
Divergência na fatura: Se a fatura não corresponder ao valor ou à quantidade do pedido, ela será devolvida ao fornecedor para reemissão.
Aquisições emergenciais: Ignore algumas aprovações, mas assine-as posteriormente e indique o motivo.
Essas ramificações podem ser representadas usando caixas de decisão em formato de losango e múltiplas saídas. Por exemplo, após o nó "Aceitação", adicione um julgamento "Qualificado?": Sim → Mercadoria aceita; Não → Mercadoria devolvida.
O ProcessOn oferece uma grande variedade de modelos e exemplos de fluxogramas de compras para referência, além de permitir a clonagem para facilitar a criação de novos. Abaixo estão alguns modelos compartilhados.
Fluxograma de aprovação de compras gerais
Fluxograma do processo de aquisição autogerido
Fluxograma de aprovação de compras corporativas
Um fluxograma do processo de compras não é apenas uma ilustração em um documento de política, mas também o ponto de partida para a transformação digital da gestão de compras corporativas. Uma vez que o processo esteja claro, você pode transformar o fluxograma em um sistema de formulários (como um fluxo de trabalho de aprovação de OA), um módulo de compras de ERP ou até mesmo integrá-lo aos sistemas de fornecedores para obter o reabastecimento automático.
A base de tudo isso é um diagrama de processo de compras preciso, padronizado e fácil de ler. Agora, abra o ProcessOn e comece a desenhar a partir do processo de compras com o qual você está mais familiarizado. Seja uma "requisição de material de escritório" ou uma "licitação de equipamentos de milhões de dólares", um único diagrama pode ajudar todos os participantes a entender e executar o processo com eficácia.
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