Type de processus
Expression graphique
Type de réflexion
Expression structurée
Type de note
Expression efficace
Carte arborescente
Diagramme de parenthèses
Mode par défaut
L'approvisionnement est une fonction essentielle du fonctionnement d'une entreprise, impliquant la quasi-totalité des services, de l'achat des matières premières et des équipements aux commandes de fournitures de bureau. Cependant, les processus d'approvisionnement de nombreuses entreprises souffrent de multiples problèmes : procédures d'approbation complexes, responsabilités floues, gestion laxiste des fournisseurs et longs délais de paiement. Ces problèmes peuvent engendrer, au mieux, une inefficacité, et au pire, des risques de non-conformité, voire de corruption.
Comment standardiser, rendre transparente et traçable la gestion des achats ? La solution : créer un organigramme clair. Cet article explique en détail ce qu’est un organigramme des achats, son utilité, les symboles standardisés et les étapes de sa création. Il propose également plusieurs modèles d’organigrammes professionnels .
Un diagramme de flux du processus d'approvisionnement est un outil qui décrit graphiquement l'intégralité du processus d'approvisionnement d'une entreprise. En fonction de la stratégie d'approvisionnement de l'entreprise, de ses exigences en matière de contrôle interne et des caractéristiques de sa chaîne d'approvisionnement, il décompose les activités d'approvisionnement en une série d'étapes ordonnées, chacune définissant clairement ses entrées, ses sorties, les parties responsables et les règles de décision. Il couvre toutes les étapes, de la soumission des besoins d'approvisionnement au paiement final, y compris les demandes de prix, les comparaisons de prix, la sélection des fournisseurs, l'approbation des commandes, la réception et l'inspection des marchandises, la vérification des factures et le décaissement des fonds.
Organigramme standard des achats
Grâce à l'organigramme du processus d'approvisionnement, les entreprises peuvent :
Définir clairement les services et les postes responsables pour chaque étape ;
Mettre en place les points de contrôle nécessaires (tels que l’approbation budgétaire/extrabudgétaire et les voies d’accès prioritaires pour les achats d’urgence) ;
Identifier les goulots d'étranglement et les redondances, et optimiser les processus ;
Fournir des procédures opérationnelles standard pour les nouveaux employés ;
Afin de fournir une base pour l'audit et le contrôle interne.
En fonction de la taille de l'entreprise et des caractéristiques de son approvisionnement, le processus d'approvisionnement peut être divisé en plusieurs types, et les organigrammes correspondants diffèrent également :
Processus d'approvisionnement général : applicable aux matériaux non destinés à la production ou aux achats de faible valeur, avec des étapes relativement simples.
Processus d'appel d'offres et d'approvisionnement : Applicable aux achats en gros ou de grande valeur, impliquant des étapes complexes telles que l'annonce de l'appel d'offres, l'appel d'offres et l'évaluation des offres.
Procédure d'approvisionnement d'urgence : procédure d'approbation simplifiée pour les besoins soudains, mais une approbation ultérieure est nécessaire.
Processus d'approvisionnement par accord-cadre : signature d'accords à long terme avec les fournisseurs et passation de commandes directes pour chaque achat.
Processus d'approvisionnement à l'importation : Il comprend des procédures spéciales telles que la déclaration en douane, l'inspection des marchandises et le change de devises.
Quel que soit le type d'approvisionnement, les processus de base restent les mêmes. Nous les détaillerons ci-dessous en prenant pour exemple le processus d'approvisionnement général le plus courant.
Rôles : Service des demandes, service des achats, service financier, direction générale, fournisseurs.
Procédure : Soumettre une demande, demander un prix, comparer les prix, approuver, passer commande, recevoir les marchandises, les inspecter et effectuer le paiement.
Points d'évaluation : Le budget est-il dépassé ? Un appel d'offres est-il nécessaire ? Le test d'acceptation a-t-il été réussi ?
Documents/Formulaires : Demande d'achat, demande de renseignements, devis, bon de commande, reçu d'entrepôt, facture.
Sens du flux : l’ordre et le transfert de données entre les activités.
À l'instar des diagrammes de processus métier, les symboles couramment utilisés comprennent :
Rectangle arrondi/rectangle : activité (par exemple « remplir un formulaire de demande d’achat »).
Diamant : Jugement/Décision (par exemple : « Le montant dépasse-t-il 50 000 ? »).
Parallélogramme : Documents d'entrée/sortie (tels que les « bons de commande »).
Couloirs de nage (divisions horizontales/verticales) : permettent de distinguer différents rôles.
Flèche : Sens du flux.
Cercle : Début/Fin.
Organigramme type des achats - Diagramme de couloirs
Étape 1 : Définir la portée et les objectifs du processus . Déterminer le point de départ (soumission d’une demande d’achat par un employé) et le point d’arrivée (paiement financier effectué) du processus afin de standardiser les pratiques d’achat et de prévenir les risques.
Étape 2 : Lister tous les rôles impliqués , tels que le personnel en charge de la demande , les chefs de service , les spécialistes des achats , les responsables des achats , les fournisseurs (externes) , les responsables d’entrepôt , le personnel financier , etc.
Étape 3 : Notez les principales activités par ordre chronologique .
Étape 4 : Dessinez un diagramme de couloirs (organigramme fonctionnel croisé)
Dans ProcessOn, créez un nouveau graphique en sélectionnant le modèle « Graphique à couloirs ». Définissez les couloirs horizontalement ou verticalement , placez les nœuds actifs et ajoutez des critères de décision .
5 : Vérifier auprès des services concernés que l’organigramme correspond au processus réel. Les points à aborder peuvent inclure : Existe-t-il une procédure accélérée pour les achats d’urgence ? Comment sont gérés les retours et les échanges ? Que se passe-t-il si les marchandises ne sont pas conformes ? Ces processus exceptionnels peuvent être intégrés comme sous-processus.
6 : Exportez l'organigramme complet du processus d'approvisionnement au format PNG ou PDF, intégrez-le dans le document de politique d'approvisionnement ou imprimez-le et affichez-le au service des achats.
Un organigramme de processus d'approvisionnement mature ne doit pas se limiter à un « scénario idéal », mais doit également prendre en compte diverses situations anormales possibles :
Refus d'approbation : Si le responsable du service rejette la demande, celle-ci sera retournée à l'employé qui l'a demandée pour modification ou annulation.
Prix supérieur au budget : Si le résultat de la comparaison des prix dépasse le budget, une nouvelle demande de prix ou un nouvel appel d’offres doit être lancé.
Si les marchandises ne répondent pas aux critères d'acceptation : les retourner au fournisseur, consigner l'anomalie de qualité et demander un remplacement ou un remboursement.
Anomalie de facturation : Si la facture ne correspond pas au montant ou à la quantité de la commande, elle sera retournée au fournisseur pour réémission.
Achats d'urgence : Passez outre certaines approbations, mais signez-les a posteriori en indiquant la raison.
Ces branches peuvent être représentées par des boîtes de décision en forme de losange et plusieurs sorties. Par exemple, après le nœud « Acceptation », ajoutez un jugement « Qualifié ? » : Oui → Marchandises acceptées ; Non → Marchandises retournées.
ProcessOn propose de nombreux modèles et exemples de diagrammes de flux d'approvisionnement, et permet le clonage pour faciliter leur création. Vous trouverez ci-dessous quelques modèles partagés.
Organigramme d'approbation des achats généraux
Organigramme du processus d'approvisionnement autonome
Organigramme d'approbation des achats d'entreprise
Un organigramme du processus d'approvisionnement n'est pas qu'une simple illustration dans un document de politique ; il constitue le point de départ de la transformation numérique de la gestion des achats d'une entreprise. Une fois le processus clairement défini, vous pouvez le transformer en un système de formulaires (comme un flux d'approbation OA), en un module d'approvisionnement ERP, ou même l'intégrer aux systèmes des fournisseurs pour automatiser le réapprovisionnement.
La base de tout cela repose sur un diagramme de processus d'approvisionnement précis, standardisé et facile à lire. Ouvrez ProcessOn et commencez à utiliser le processus d'approvisionnement que vous connaissez le mieux. Qu'il s'agisse d'une demande de fournitures de bureau ou d'un appel d'offres pour du matériel de grande valeur, un seul diagramme permettra à tous les participants de comprendre et d'exécuter efficacement le processus.
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