Proceso Tipo
Expresión gráfica
Pensamiento Tipo
Expresión estructurada
Notas Tipo
Expresión eficiente
Mapa de árbol
Diagrama de soportes
Modo predeterminado
El departamento de recursos humanos es uno de los pilares fundamentales de las operaciones de una empresa. Desde la captación de talento hasta la formación inicial, pasando por la evaluación del desempeño y la gestión de la desvinculación, el trabajo diario de RR. HH. implica numerosos procesos estandarizados. Si estos procesos solo se describen por escrito o se comunican verbalmente, no solo es fácil que se produzcan malentendidos, sino que también se reduce la eficiencia y aumentan los riesgos de incumplimiento normativo. Los diagramas de flujo son la mejor herramienta para ayudar a RR. HH. a visualizar y estandarizar procesos complejos.
En este artículo, describiré los seis diagramas de flujo de trabajo básicos para RR. HH. y presentaré cómo usar ProcessOn para crear rápidamente diagramas de flujo profesionales y claros, lo que hará que la gestión de recursos humanos sea más eficiente y estandarizada.
Muchos profesionales de recursos humanos tienen esta experiencia:
Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, todos los departamentos andan a toda prisa porque siempre falta algo en los materiales.
El proceso de contratación es poco transparente y los departamentos comerciales se quejan: "¿Por qué todavía no nos han contratado?".
La entrega incompleta al momento de la salida y la recuperación tardía de los activos han dado lugar a disputas.
Estos problemas se derivan fundamentalmente de procesos poco claros y responsabilidades ambiguas. Un buen diagrama de flujo de trabajo puede:
Funcionamiento estandarizado: Cada paso, cada nodo y cada persona responsable son claramente visibles;
Comunicación visual: Permite a los departamentos comerciales y a la gerencia comprender rápidamente la lógica de trabajo de RR. HH.
Optimización continua: Revise el proceso utilizando diagramas de flujo para identificar cuellos de botella y pasos redundantes;
Documentación de cumplimiento: Los procesos importantes (como la gestión de medidas disciplinarias y dimisiones) están documentados y son rastreables.
A continuación, analizaremos uno por uno los seis diagramas de flujo más utilizados por los profesionales de recursos humanos.
La selección de personal es la "cara" del departamento de Recursos Humanos, e incluye pasos como confirmar las necesidades, publicar las ofertas en los canales pertinentes, revisar los currículos, realizar entrevistas, llevar a cabo verificaciones de antecedentes y emitir ofertas.
Nodos clave en el diagrama de flujo:
El departamento de contratación envía una solicitud de reclutamiento → Recursos Humanos revisa y aprueba la solicitud.
Publicar ofertas de empleo (canales internos/externos)
Revisión inicial de currículums → Revisión secundaria por parte del departamento de contratación
Organizar las entrevistas (entrevista preliminar, segunda entrevista, entrevista final) → Rellenar el formulario de evaluación de la entrevista
Verificación de antecedentes (puestos clave) → Negociación salarial → Aprobación de la oferta → Emisión de la oferta
Confirmación del candidato → Proceso de incorporación
Ramas comunes:
Currículum no conforme → Devuelto al grupo de preseleccionados o despedido
Entrevista fallida → Carta de agradecimiento + incorporación a la base de datos de candidatos
Oferta rechazada → Iniciar la selección de candidatos suplentes
Diagrama de flujo del proceso de reclutamiento
Los diagramas de carriles permiten distinguir diferentes roles (RR. HH., departamento de contratación, candidato, alta dirección), marcar los nodos clave de aprobación con diferentes colores y exportar los resultados como imágenes o PDF con un solo clic, e insertarlos en los documentos de procedimientos operativos estándar (SOP) de reclutamiento.
El proceso de incorporación influye directamente en la primera impresión que se lleva un nuevo empleado y también está relacionado con cuestiones de cumplimiento normativo, como contratos, seguridad social e información de cuentas.
Nodos clave en el diagrama de flujo:
El nuevo empleado confirma su fecha de inicio → Envía un correo electrónico con instrucciones de incorporación.
El día antes de empezar a trabajar: el departamento de Recursos Humanos prepara los puestos de trabajo, los ordenadores, las cuentas y el material de incorporación.
El día de incorporación a la empresa:
Presente originales o copias de los documentos de identidad , certificados académicos y comprobante de finalización de la relación laboral.
Confirmación de la firma de contratos laborales, acuerdos de confidencialidad y manuales del empleado.
Abrir correo electrónico corporativo, OA y otras cuentas
Reciba su identificación de empleado y suministros de oficina.
Visita guiada a las instalaciones de la oficina → Presentación de los compañeros de este departamento.
Formación de incorporación (cultura corporativa, políticas, seguridad, etc.)
Diagrama de flujo de incorporación de empleados
Desde el análisis de las necesidades de formación hasta la evaluación de la eficacia, un proceso completo de gestión de la formación ayuda a mejorar las capacidades de los empleados y el rendimiento de la organización.
Nodos clave en el diagrama de flujo:
Encuestas anuales/trimestrales sobre necesidades de formación (cuestionarios, evaluaciones de desempeño, análisis estratégico)
Elaborar plan de formación → Aprobación
Formación interna: Selección de formadores internos y desarrollo de cursos.
Formación externa: Selección de proveedores y firma de acuerdos.
Publicar aviso de capacitación → Registro de empleados
Organización y ejecución (lugar, inscripción, materiales)
Evaluación de la efectividad de la capacitación (Nivel 1: evaluación de la respuesta; Nivel 2: evaluación del aprendizaje)
Los registros de capacitación deben archivarse (material didáctico, listas de asistencia, resultados de las evaluaciones).
Seguimiento de los cambios de comportamiento posteriores al entrenamiento (evaluación de comportamiento de nivel 3, opcional).
Servicios habituales: cancelación de la formación, formación complementaria para quienes no cumplan los estándares, etc.
Proceso de gestión de la formación de empleados corporativos
Puedes añadir enlaces a los nodos del diagrama de flujo, vinculándolos a programas de cursos de formación específicos y plantillas de cuestionarios de evaluación; también puedes crear subprocesos para diferentes programas de formación y acceder a ellos mediante hipervínculos.
La gestión del desempeño no se trata de calificaciones de fin de año, sino más bien de un ciclo PDCA que se extiende durante todo el año.
Nodos clave en el diagrama de flujo:
Fase de establecimiento de objetivos:
Los objetivos de la empresa se desglosan por departamentos → Los objetivos de los departamentos se desglosan por personas.
Los empleados elaboran sus propios planes de desempeño → Comunican y confirman con sus supervisores.
Ejecución y entrenamiento del desempeño:
Realizar un seguimiento periódico del progreso (reuniones semanales/mensuales).
El superior proporciona apoyo y retroalimentación.
Los empleados registran los eventos clave.
Fase de evaluación del desempeño:
Autoevaluación del empleado → Evaluación del supervisor → Evaluación interdepartamental (360 grados opcional)
Se llevará a cabo una calibración (para evitar sesgos en la distribución de las puntuaciones).
Confirmación de resultados y firma
Aplicación de los resultados:
Bonificaciones por desempeño/ajustes salariales/ascensos/capacitación/planes de mejora
Evaluaciones y mejoras del desempeño:
Retroalimentación presencial → Desarrollar planes de mejora para el próximo ciclo
proceso de gestión del desempeño de los empleados
Los salarios son un asunto de vital importancia para los empleados y deben pagarse a tiempo y sin errores.
Nodos clave en el diagrama de flujo:
Recopilar datos de asistencia (llegadas tarde, salidas anticipadas, solicitudes de permiso, horas extras trabajadas).
Recopilar resultados de rendimiento (parte de ellos vinculados a la remuneración).
Recopile información sobre los cambios en la seguridad social y el impuesto sobre la renta individual.
Calcular el salario bruto, las deducciones y el salario neto.
Revisión salarial (gerente de RRHH + finanzas)
Prepare las nóminas (electrónicas o en papel).
Cotización bancaria → Aprobación y pago de la financiación
Archivo de informes salariales
Proceso de cálculo y desembolso de la nómina de los empleados
El hecho de que un sistema de gestión de bajas de empleados esté estandarizado afecta directamente al riesgo de conflictos laborales de una empresa y a su imagen como empleador.
Nodos clave en el diagrama de flujo:
Los empleados presentan sus solicitudes de renuncia (por escrito o a través del sistema).
Entrevista de salida (para comprender los motivos e intentar retener al empleado)
Proceso de aprobación: Supervisor directo → RRHH → Gerente general (según autoridad)
Traspaso de funciones: Transferencia de documentos de trabajo departamentales y materiales del proyecto.
Entrega de activos: ordenadores, teléfonos móviles, tarjetas de acceso, llaves, documentos importantes
Liquidación económica: salario restante, reembolso y penalización por incumplimiento de contrato (si la hubiere).
Emisión del certificado de terminación del contrato de trabajo.
Suspensión/Transferencia del Seguro Social
Eliminar cuentas del sistema, correos electrónicos corporativos y permisos de control de acceso.
Presentación de expedientes de renuncia
proceso de salida del empleado
Los seis procesos mencionados anteriormente se pueden implementar rápidamente en ProcessOn. ProcessOn es una herramienta en línea para crear diagramas de flujo, mapas mentales y diagramas UML, especialmente adecuada para equipos de recursos humanos.
Amplia biblioteca de plantillas: busca palabras clave como "proceso de reclutamiento", "diagrama de flujo de incorporación" y "proceso de renuncia" en la comunidad de plantillas para encontrar plantillas profesionales listas para usar que puedes reutilizar con un solo clic y modificar de forma más eficiente.
Funcionamiento mediante arrastrar y soltar: No se requieren habilidades de dibujo. Simplemente arrastre las formas desde la biblioteca de la izquierda al lienzo y las líneas de conexión se ajustarán y alinearán automáticamente.
Colaboración en equipo: Varios miembros del equipo de RR. HH. pueden editar simultáneamente un único diagrama de flujo, comentar, comunicarse y guardar en tiempo real, eliminando la necesidad de transferir archivos repetidamente.
Exportación en múltiples formatos: Admite la exportación a PNG, JPG, PDF, Visio y otros formatos, lo que facilita su inclusión en documentos de políticas, presentaciones de PowerPoint o su impresión y envío por correo.
Almacenamiento en la nube: Todos los archivos se guardan automáticamente y se puede rastrear el historial de versiones, por lo que nunca más tendrá que preocuparse por perderlos después de modificarlos.
Las tendencias futuras en la gestión de recursos humanos son la eficiencia y la digitalización, y los diagramas de flujo sirven como nexo entre ambas. Al visualizar los seis procesos clave de reclutamiento, incorporación, capacitación, desempeño, compensación y rotación, los profesionales de recursos humanos pueden liberarse de la tediosa comunicación transaccional y centrarse en alianzas estratégicas más valiosas.
Visita el sitio web de ProcessOn y regístrate para usarlo gratis. Busca "RRHH" o "Gestión de Recursos Humanos" en la biblioteca de plantillas para empezar a crear tu primer diagrama de flujo .
Diagrama de flujo de mapas mentales colaborativos en línea gratuito
