Prozess Typ
Grafischer Ausdruck
Denken Typ
Strukturierter Ausdruck
Notizen Typ
Effizienter Ausdruck
Baumdiagramm
Klammerdiagramm
Standardmodus
Der Vertrieb mag wie ein Job erscheinen, der auf "Eloquenz" beruht , aber die Top-Verkäufer, die letztendlich Erfolg haben, verlassen sich nicht auf ihre Redefähigkeiten, sondern auf ihre Fähigkeiten zum strukturierten Denken.
Kennen Sie das? Sie besuchen einen Kunden, sprechen zwei Stunden lang und sitzen dann mit einem völlig durcheinandergeratenen Kopf wieder an Ihrem Schreibtisch – was genau will der Kunde? Wer ist zuständig? Wen sollten Sie als Nächstes kontaktieren? Wie geht es weiter? Sie haben sieben oder acht Anhaltspunkte im Kopf, aber Sie können sie einfach nicht miteinander verknüpfen. Am Ende des Monats, bei der Leistungsbeurteilung, wird deutlich, dass Sie sich jeden Tag bis zum Umfallen verausgabt haben, aber Sie können nicht genau sagen, wo Ihre Zeit geblieben ist oder warum Sie Ihre Ziele diesen Monat nicht erreicht haben.
Wo liegt das Problem? Es liegt in ihrer Denk- und Merkweise. Der Unterschied zwischen Top-Verkäufern und durchschnittlichen Verkäufern liegt oft nicht darin, wer härter arbeitet, sondern wer komplexe Informationen besser mit Tools strukturieren kann. Und Diagramme sind die am meisten unterschätzte „Waffe“ im Vertrieb.
Dieser Artikel verfolgt einen praxisorientierten Ansatz und beschreibt sechs Diagrammtypen, die Vertriebsmitarbeiter beherrschen müssen – von Kundenmanagement und Vertriebsprozessen bis hin zu Leistungsanalysen und Wettbewerbsstrategien – und erklärt, wann man sie zeichnet, wie man sie zeichnet und welche Probleme sie lösen können.
Mindmapping ist eine Methode des radialen Denkens, die ein zentrales Thema als Kern nutzt und sich von dort aus in verschiedene Zweige verzweigt. Mithilfe von Schlüsselwörtern, Farben, Bildern und Linien werden verstreute Informationen in ein logisches und hierarchisches Wissensnetzwerk strukturiert.
Die größte Herausforderung im Vertrieb ist nicht der „Informationsmangel“, sondern vielmehr die „Informationsflut und die unübersichtliche Informationslage“. An der Entscheidungskette eines wichtigen B2B-Kunden können fünf bis acht Personen beteiligt sein, jede mit unterschiedlichen Rollen, Positionen, Anliegen und Beziehungen. Ein komplexes Produkt mag ein Dutzend Verkaufsargumente haben, doch für den Kunden sind vielleicht nur zwei oder drei wirklich relevant. Wer sich ausschließlich auf sein Gedächtnis verlässt, geht zwangsläufig verloren oder wird verwechselt.
Mindmapping ist das „zweite Gehirn“ eines Verkäufers – es hilft dabei, fragmentierte Informationen zu strukturieren, implizite Zusammenhänge zu visualisieren und komplexe Situationen zu organisieren.
Rahmenwerk für das Kundeninformationsmanagement im Vertriebsmitarbeiter
Kundeninformationsmanagement: Erstellen Sie für jeden Kunden eine vollständige Mindmap mit Unternehmenshintergrund, Entscheidungskette (Entscheidungsträger/Beeinflusser/Nutzer), wichtigen Kontaktdaten, Aufzeichnungen vergangener Besuche, Kundenproblemen und -bedürfnissen. Überprüfen Sie diese Mindmap vor jedem Besuch, um ein klares Verständnis zu erlangen, und aktualisieren Sie sie nach jedem Besuch, um das Wissen zu festigen. Etablieren Sie ein Managementsystem zur Umwandlung von Kundenressourcen in Vermögenswerte, indem Sie Informationen zu jedem Kunden sowie Datum und Inhalt jedes Besuchs sorgfältig erfassen.
Produkt-Verkaufsargumente im Überblick: Dieser Überblick stellt das Produkt in den Mittelpunkt und skizziert die wichtigsten Verkaufsargumente, darunter Funktionen, szenariobasierter Nutzen, Vergleiche mit Wettbewerbern und Kundenreferenzen. Wenn Kunden Einwände äußern, finden Sie schnell passende Lösungen in der Mindmap, anstatt lange im Kopf danach suchen zu müssen.
Entwicklung der Vertriebsstrategie: Ausgehend vom Zielkundenprofil werden die Kundengewinnungskanäle, Kontaktaufnahmemethoden, Verkaufstechniken, das Nachfasstempo und der Vertriebsprozess detailliert analysiert. Das vage „Wie gewinne ich diesen Kunden?“ wird von einem vagen „Gefühl“ in klare „Schritte“ umgewandelt.
Teammanagement und -schulung: Vertriebsleiter können Mindmaps nutzen, um ihr Teammanagement-Konzept zu strukturieren – einschließlich Aspekten wie der Rekrutierung und Schulung neuer Mitarbeiter, der Entwicklung von Zielmanagement-Tools, der Systematisierung von Besuchsabläufen und der Steuerung von Arbeitsprozessen. Mindmaps machen Managementkonzepte verständlich und kommunizierbar und verbessern so die Effizienz der Einarbeitung neuer Mitarbeiter deutlich.
Ausgehend vom zentralen Thema sollte die erste Verzweigungsebene auf 5-7 begrenzt sein; zu viele Verzweigungen führen zu einem Verlust des Fokus.
Verwenden Sie für jeden Abschnitt Schlüsselwörter anstelle langer Sätze; halten Sie es kurz und prägnant.
Zur Unterscheidung verschiedener Kategorien werden unterschiedliche Farben verwendet (z. B. blau = Entscheidungsträger, grün = Bedürfnisse, rot = Risiken).
Halten Sie es auf dem neuesten Stand – Nehmen Sie sich nach jedem Besuch 5 Minuten Zeit, um neue Informationen hinzuzufügen.
Ein Flussdiagramm ist ein Diagramm, das mithilfe von grafischen Symbolen und Pfeilen die einzelnen Prozessschritte von Anfang bis Ende darstellt. Es visualisiert komplexe Geschäftsprozesse durch standardisierte Symbole (Rechteck = Vorgang, Raute = Entscheidung, abgerundetes Rechteck = Start/Ende, Pfeil = Ablaufrichtung).
Das größte Problem vieler Vertriebsteams ist, dass jeder seinen eigenen Ansatz verfolgt. So kann es vorkommen, dass Verkäufer A den gleichen Kunden nach drei Besuchen abschließt, während Verkäufer B nach acht Besuchen immer noch keinen Erfolg hat. Der Grund dafür ist nicht, dass B nicht hart arbeitet, sondern dass ihm ein klarer Aktionsplan fehlt, der ihm sagt, wie es weitergehen soll.
Das Flussdiagramm wandelt die „Erfahrung exzellenter Verkäufer“ in „wiederholbare Standardverfahren“ um – Neueinsteiger können ihm folgen, ohne vom Weg abzukommen, und erfahrene Verkäufer können durch Nachschlagen Verbesserungsmöglichkeiten finden.
Ablauf des Kundenbesuchs: Vom telefonischen Termin → Erstbesuch → Bedarfsanalyse → Lösungsdemonstration → Einwandbehandlung → Vertragsabschluss → Kundendienst – jeder Schritt, was zu tun, zu sagen und zu fragen ist, ist in einem Ablaufdiagramm dokumentiert. Der Erstbesuch legt den Grundstein für ein Folgetreffen, und das Telefongespräch gibt die Richtung der Kommunikation vor. Diese Schlüsselpunkte sind im Ablaufdiagramm klar markiert, sodass kein Vertriebsmitarbeiter etwas übersieht.
B2B-Key-Account-Vertriebsprozess: Das B2B-Geschäft ist deutlich komplexer als der Vertrieb an Endkunden und umfasst mehr als ein Dutzend Schritte, darunter Leadgenerierung, Bedarfsabgleich, technische Fragen und Antworten, Proof-of-Concept-Tests, Angebotserstellung, Geschäftsverhandlung, Vertragsunterzeichnung, Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Mithilfe von Swimlane-Flussdiagrammen lässt sich der Prozess in verschiedene Rollen unterteilen (Vertriebsmitarbeiter, technischer Pre-Sales-Support, Business Finance und Kundenseite), wodurch die Verantwortlichkeiten und Kooperationspunkte jeder Rolle auf einen Blick ersichtlich werden.
Ablauf des CRM-Systems: Lead-Erfassung → Nachverfolgung von Verkaufschancen → Vertragsgenehmigung → Zahlungsabwicklung. Verwenden Sie Flussdiagramme, um die CRM-Prozesse zu standardisieren und einheitliche Dateneingabestandards sicherzustellen.
Verwenden Sie Standardsymbole (Rechteck = Operation, Raute = Entscheidung), um sicherzustellen, dass es jeder im Team versteht.
Jeder Entscheidungsknoten muss einen eindeutigen Ja/Nein-Zweig haben, um Urteile auf der Grundlage von Intuition zu vermeiden.
Verwenden Sie Swimlane-Diagramme, um Bereiche anhand der Rollen in Zonen zu unterteilen, wenn mehrere Rollen an der Zusammenarbeit beteiligt sind.
Flussdiagramme sind „lebendige Dokumente“ – je mehr Prozesse optimiert werden, desto eher sollten auch die Flussdiagramme entsprechend aktualisiert werden.
Ein Trichterdiagramm stellt mithilfe zentrierter Balken die Anzahl der Teilnehmer in jeder Phase eines Prozesses in chronologischer Reihenfolge dar. Es visualisiert die Konversionsrate jeder Phase im Verhältnis zur vorherigen sowie die Gesamtkonversionsrate. Die Trichterform spiegelt die Realität im Vertrieb wider, dass mit fortschreitender Phase weniger Personen hinzukommen.
Der Vertriebsprozess ist typischerweise ein Konversionsprozess: 100 Leads → 30 potenzielle Kunden → 10 Kunden, die Angebote anfordern → 3 Abschlüsse. Ohne ein Trichterdiagramm wissen Sie lediglich, dass in diesem Monat 3 Verkäufe abgeschlossen wurden, aber Sie wissen nicht, wo das Problem liegt – ist es die schlechte Leadqualität? Oder die zu niedrige Konversionsrate? Oder gehen zu viele Verkäufe in der Angebotsphase verloren?
Ein Trichterdiagramm ist wie ein „Gesundheitscheck“ für die Vertriebsleistung. Es hilft Ihnen, Engpässe zu identifizieren und zeigt Ihnen, auf welche Phase Sie Ihre Bemühungen konzentrieren sollten.
Analyse der Lead-Konversion: Erstellen Sie einen vollständigen Vertriebstrichter von „Potenzieller Kunde → Interessierter Kunde → Lösungskunde → Angebotskunde → Vertragskunde“. Aktualisieren Sie die Daten wöchentlich; ein plötzlicher Rückgang der Konversionsrate in einer beliebigen Phase deutet auf ein Problem hin, das sofortiges Eingreifen erfordert.
Phasenmanagement für Verkaufschancen: Im CRM werden Verkaufschancen in verschiedene Phasen unterteilt (z. B. Erstkontakt, Bedarfsbestätigung, Angebotserstellung, Geschäftsverhandlung sowie Vertragsabschluss und Lieferung). Ein Trichterdiagramm visualisiert die Anzahl der Verkaufschancen und den geschätzten Umsatz in jeder Phase. Vertriebsleiter erkennen so auf einen Blick, in welcher Phase die meisten Verkaufschancen bestehen und in welcher die Qualität der Verkaufschancen am geringsten ist.
Die Anzahl der Stufen im Verkaufstrichter sollte auf 4-6 begrenzt werden; zu viele Stufen führen zu einem Verlust des Fokus.
Die Anzahl der Proben und die Konversionsraten sollten in jeder Phase angegeben werden, und die Daten müssen genau und quantifizierbar sein.
Regelmäßige (wöchentliche/monatliche) Aktualisierungen zur Verfolgung von Trends.
Der Wert eines Trichterdiagramms liegt in der „Identifizierung von Problemen“, nicht in der „Darstellung von Daten“ – sobald ein Problem identifiziert ist, sollten sofort Maßnahmen ergriffen werden.
Die SWOT-Analyse ist ein strategisches Analyseinstrument, das sich selbst und das Wettbewerbsumfeld systematisch anhand von vier Dimensionen bewertet: Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Sie wird typischerweise in Form einer Vier-Quadranten-Matrix dargestellt.
Die SWOT-Analyse zwingt zu systematischem Denken: Wo liegen die Stärken unseres Produkts, wo seine Schwächen, wo die Marktchancen und wo die Bedrohungen durch Wettbewerber? Erst wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wissen Sie, wie Sie diesen Kampf gewinnen können.
Wettbewerbsanalyse: Bevor Sie einen wichtigen Kunden angehen, sollten Sie eine SWOT-Analyse durchführen, um Ihre Stärken und Schwächen im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern aufzulisten. Wie können Sie Ihre Stärken ausbauen? Wie können Sie Ihre Schwächen mindern oder transformieren? Wie können Sie Chancen nutzen? Wie können Sie Bedrohungen begegnen? Ein Diagramm hilft Ihnen, das gesamte Wettbewerbsumfeld zu verdeutlichen.
Strategie zur Gewinnung von Schlüsselkunden: Führen Sie für jeden Schlüsselkunden eine individuelle SWOT-Analyse durch – Welche Vorteile bietet unsere Lösung im Szenario dieses Kunden? Welche Risiken bestehen? Welche Chancen ergeben sich aus den Branchentrends des Kunden? Welche Bedrohungen stellen die Implementierungen von Wettbewerbern im Ökosystem des Kunden dar?
Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den vier Quadranten; listen Sie nicht nur die Stärken auf und ignorieren Sie die Schwächen.
Nennen Sie für jeden Quadranten 3-5 Kernpunkte; vermeiden Sie es, diese zu überhäufen.
Die Vorteile müssen "nachweisbar" sein (basierend auf Daten und Fallstudien), nicht nur "meine Meinung".
Nach Abschluss der SWOT-Analyse muss diese in eine „Strategie“ übersetzt werden – wie man Stärken nutzt, wie man Schwächen angeht, wie man Chancen ergreift und wie man sich gegen Bedrohungen verteidigt.
Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, bei dem die horizontale Achse die Zeit, die vertikale Achse die Aufgaben und die Länge der Balken die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit darstellt. Es visualisiert den Zeitplan, den Fortschritt und die Abhängigkeiten der Projektaufgaben.
B2B-Vertrieb ist im Wesentlichen ein Projektmanagement-Prozess: Vom Erstkontakt bis zum Vertragsabschluss kann der Zyklus drei bis sechs Monate dauern und umfasst zahlreiche Aufgaben, Rollen und Zeitpläne. Ohne ein effektives Zeitmanagement gerät man leicht in unangenehme Situationen, wie etwa „noch an einem Angebot zu arbeiten, wenn es Zeit für die Angebotserstellung ist“ oder „zu vergessen, den Kunden zu kontaktieren, wenn es Zeit für die Nachfassaktion ist“.
Zeitleiste für Vertriebsprojekte (Gantt-Diagramm)
Gantt-Diagramme visualisieren den gesamten Lebenszyklus eines Vertriebsprojekts und machen den Zeitplan sowie die Abhängigkeiten jeder Aufgabe auf einen Blick deutlich.
Nachverfolgungsplan für Schlüsselkunden: Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm, um den Fortschritt jedes Schlüsselkunden zu verfolgen – Woche 1: Bedarfsanalyse abschließen; Woche 2: Ersten Lösungsentwurf fertigstellen; Woche 3: Lösung präsentieren; Woche 4: Angebot einreichen; Woche 5: Geschäftsverhandlungen… Jede Aufgabe ist klar mit Verantwortlicher und Frist gekennzeichnet. Vertriebsmitarbeiter kennen das Tempo, und auch Team und Manager können den Fortschritt verfolgen.
Meilensteinmanagement im Vertriebsprojekt: Legen Sie wichtige Meilensteine in einem Gantt-Diagramm fest – wie z. B. „Erster Besuch abgeschlossen“, „Anforderungen bestätigt“, „Angebotsabgabe“, „Angebotsgenehmigung“ und „Vertragsunterzeichnung“. Jeder Meilenstein dient als „Kontrollpunkt“, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.
Steuerung des Vertriebsrhythmus im Team: Vertriebsleiter können Gantt-Diagramme verwenden, um den Vertriebsrhythmus des gesamten Teams zu steuern – wer am Ende des Monats einen Sprint hinlegen muss, wer im Voraus unterstützt werden muss und wessen Geschäftsmöglichkeiten sich verzögern könnten und eine frühzeitige Warnung erfordern.
Der Detaillierungsgrad der Aufgabenaufteilung sollte moderat sein – ist er zu grob, verliert er seine wegweisende Bedeutung; ist er zu fein, sind die Wartungskosten zu hoch ;
Aufgabenabhängigkeiten kennzeichnen (z. B. hängt „Lösungsdemonstration“ von „Lösungsabschluss“ ab) ;
Planen Sie einen Pufferzeitraum ein, da Vertriebsprojekte mehr Variablen aufweisen als technische Projekte .
Die fünf oben genannten Diagrammtypen decken den gesamten Vertriebsprozess ab, von Kundenmanagement und Prozessstandardisierung bis hin zu Leistungsanalyse und Wettbewerbsstrategie. Zu wissen, „was man darstellen soll“, ist jedoch nur der erste Schritt; die verwendeten Werkzeuge sind ebenso entscheidend.
ProcessOn, eine professionelle Online-Plattform für Diagrammerstellung und Zusammenarbeit, bietet Vertriebsmitarbeitern eine Komplettlösung für die Diagrammerstellung:
Eine umfangreiche Bibliothek an Vertriebsvorlagen: Die ProcessOn-Vorlagen-Community bietet eine Vielzahl von Vorlagen für Vertriebsszenarien, darunter Prozessmanagementdiagramme für B2B-Großkunden, Ablaufdiagramme für den Vertriebsprozess und Mindmaps für das Vertriebsmanagement. Diese lassen sich mit einem Klick duplizieren und sofort verwenden, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen.
Vollständige Abdeckung verschiedener Diagrammtypen: Mindmaps, Flussdiagramme (einschließlich Swimlane-Diagramme), Trichterdiagramme, SWOT-Analyse-Diagramme, Gantt-Diagramme – ProcessOn unterstützt alle für den Vertrieb benötigten Diagrammtypen.
Teamzusammenarbeit: Das Vertriebsteam kann gemeinsam Mindmaps mit Kundeninformationen, Ablaufdiagramme für den Vertriebsprozess und Gantt-Diagramme für Projekte pflegen, wobei die Informationen in Echtzeit synchronisiert werden. Dadurch entfällt das Problem, dass „jedes Team seine eigenen Mindmaps erstellt und Versionskonflikte entstehen“.
Jederzeit und überall Zugriff: Dank Cloud-Speicher können Sie Ihre Mindmap auf Ihrem Computer, Mobiltelefon oder Tablet anzeigen und bearbeiten – bevor Sie einen Kunden besuchen, brauchen Sie nur Ihr Handy herauszuholen, um einen Blick darauf zu werfen und sich ein klares Bild zu machen, bevor Sie an die Tür klopfen.
Frage 1: Welche Diagramme müssen Verkäufer beherrschen?
A: Ausgehend von den Kernszenarien der Vertriebsarbeit empfiehlt es sich, die Beherrschung von fünf Diagrammtypen zu priorisieren: Mindmaps (Kundeninformationsmanagement und Strategieoptimierung), Flussdiagramme (Standardisierung von Vertriebsprozessen), Trichterdiagramme (Leistungsanalyse und Identifizierung von Engpässen), SWOT-Analysen (Entwicklung von Wettbewerbsstrategien) und Gantt-Diagramme (Nachverfolgung und Terminplanung wichtiger Kundenprojekte). Diese fünf Diagramme decken die gesamte Wertschöpfungskette von der Kundenbetreuung über die Prozesssteuerung bis hin zur Leistungssteuerung ab.
Frage 2: Welche Probleme lösen Mindmaps und Flussdiagramme im Vertrieb?
A: Mindmaps lösen das Problem verstreuter Informationen – Kundendaten, Produktvorteile und Vertriebsstrategien werden mithilfe von Mindmaps organisiert und strukturiert, sodass Sie alles auf einen Blick erfassen können. Flussdiagramme lösen das Problem nicht standardisierter Abläufe – Kundenbesuche, Einwandbehandlung und die Nachbereitung wichtiger B2B-Kunden werden durch Flussdiagramme standardisiert und sind somit für alle wiederholbar. Kurz gesagt: Mindmaps helfen Ihnen, klar zu denken, und Flussdiagramme helfen Ihnen, Prozesse zu standardisieren.
Frage 3: Wie gestaltet man ein effektives Trichterdiagramm?
A: Der Schlüssel zu einem aussagekräftigen Trichterdiagramm liegt nicht in der Optik, sondern in korrekten Daten und deren regelmäßiger Auswertung. Empfehlungen: ① Die Phasenaufteilung sollte Ihrem tatsächlichen Verkaufsprozess entsprechen (kopieren Sie nicht einfach andere); ② Die Daten für jede Phase müssen korrekt und nachvollziehbar sein (tragen Sie die Daten nicht intuitiv ein); ③ Aktualisieren Sie die Daten wöchentlich/monatlich, um Trends zu vergleichen; ④ Sollten Sie einen ungewöhnlichen Rückgang der Konversionsrate in einer bestimmten Phase feststellen, analysieren Sie umgehend die Gründe und ergreifen Sie Maßnahmen.
Frage 4: Ist die SWOT-Analyse im Vertrieb wirklich nützlich?
A: Es ist hilfreich, aber nur, wenn man es anschließend in die Tat umsetzt. Der richtige Ansatz ist: Beantworten Sie nach der SWOT-Analyse für jeden der vier Quadranten die folgenden Fragen: Wie können wir unsere Stärken gegenüber dem Kunden hervorheben? Wie können wir unsere Schwächen abmildern oder transformieren? Wie können wir Chancen nutzen? Wie können wir Bedrohungen proaktiv begegnen? Formulieren Sie aus Ihren Antworten konkrete Aussagen, Pläne und Aktionslisten.
Frage 5 : Kann ich die Verkaufsvorlagen von ProcessOn direkt verwenden?
A: Ja. Alle Vorlagen der ProcessOn-Vorlagen-Community unterstützen das „Ein-Klick-Klonen“. Anschließend können alle Grafiken, Texte und Linien frei bearbeitet und angepasst werden. Sie können die Inhalte an die Produkte, Kunden und Vertriebsprozesse Ihres Unternehmens anpassen und in wenigen Minuten ein professionelles Vertriebsdiagramm für Unternehmen erstellen.
Frage 6 : Was ist, wenn ich nicht zeichnen kann? Gibt es eine schnelle Möglichkeit, es zu lernen?
A: Drei Methoden: ① Vorlagen verwenden – Die ProcessOn-Vorlagen-Community bietet zahlreiche vorgefertigte Vorlagen für Vertriebsszenarien. Suchen Sie sich eine passende Vorlage aus und passen Sie diese direkt an. ② Zuerst zeichnen, dann digitalisieren – Erstellen Sie einen Entwurf auf Papier, bestätigen Sie die Struktur und digitalisieren Sie ihn anschließend. ③ Vom Einfachen zum Komplexen – Zeichnen Sie zunächst die einfachste Version (z. B. eine Mindmap mit Kundennamen und -rollen) und fügen Sie nach und nach Details hinzu, sobald Sie sie verwenden. Der Wert eines Diagramms liegt in seiner Anwendbarkeit, nicht in seiner perfekten Darstellung.
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