流程圖

文件說明

員工內部討論與確認

差旅管理人   

需由差旅管理人提供簽核完整的出差單給決定開票的旅行社(若有特殊原因如文件說明須提出相關證明)

旅行社

報帳請款

通知行程資訊確認需求初步報價

異動/費用不合理提供變更資訊總部主管簽核同意郵件

確認機位/簽證/房源旅行社務必接收到差旅管理人提供出差單才可以完成開票動作(除有特殊原因如急件等特殊狀況再提出說明)

1. 差旅需求發起(員工)  * 員工口頭或書面（如出差申請單）提出差旅需求，包含目的地、預計出差日期、目的、同行人員等初步資訊。2. 初步行程規劃與查詢 (員工) * 員工根據差旅需求，初步構思理想的航班時段、艙等、住宿地點等，超過21天需上簽呈。3. 通知旅行社(旅行社) * 員工透過電話、Email 或公司內部指定表單，將初步的差旅需求通知旅行社的專責人員，提供目的地、預計日期、同行人數等。4. 旅行社確認需求並初步報價(旅行社)  * 旅行社接收需求後，與員工確認行程細節，並根據需求提供建議航班、航空公司、艙等、預估票價及建議住宿選項。5. 簽證需求評估與通知(旅行社)  * 旅行社根據目的地國家，判斷是否需要簽證。若需簽證，會明確告知員工所需文件、辦理流程及預計時程，並強調需在機票預訂前辦妥。6. 員工內部討論與確認(差旅管理人) * 差旅管理人收到旅行社的建議行程與報價後，與部門主管、專案負責人等內部人員討論，確認行程可行性、預算符合度再決策給A或B旅行社承接業務。7. 員工辦理簽證(旅行社)  * 若需要簽證，員工需按照旅行社的指示，自行或透過代辦方式，備齊文件並完成簽證申請。此步驟可能需要較長時間。8. 差旅申請單送出(員工)  * 員工確認行程、簽證進度（或已取得簽證）後，填寫完整的公司差旅申請單，詳細填寫出差目的、日期、地點、預計花費、交通工具、住宿安排等。9. 差旅申請單簽核流程啟動(員工)  * 差旅申請單送交至相關部門主管進行審核與簽核，可能包含部門主管、總部主管、財務部門等，確保符合公司政策與預算。10. 通知旅行社開票/訂房(員工/差旅管理人) * 待差旅申請單完成所有必要的內部簽核後，員工/差旅管理人立即通知旅行社，確認可以進行機票開立與飯店預訂。員工須與差旅管理人配合低報價之旅行社開票

出差人員

訂票審核員工須與差旅管理人配合低報價之旅行社開票

會計單位

同意

出差申請單1.高階主管同意郵件(急件)2.申請單簽核完成3.行管確認(如有第2家報價可決策以報價低的旅行社為優先考量)現今需提供2家航空報價供決策4.判斷票務(航空公司/酬賓使用/費用)

不同意

公司差旅訂票作業流程

簽證需求評估與通知

出差需求通知出差人員以mail或電話方式通知機位/住宿/簽證提出申請

訂票電子機票提供