Khung hệ thống quản lý nhà cung cấp

2024-10-22 16:19:29   0  Báo Cáo





Sơ đồ tư duy này trình bày khung hệ thống quản lý nhà cung cấp, tập trung vào các yếu tố quan trọng như thu thập và cập nhật thông tin cơ bản, phân loại và đánh giá rủi ro, quản lý hợp đồng, cùng với việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Hệ thống này cũng bao gồm quy trình xử lý khi có thay đổi từ nhu cầu của công ty hoặc khi nhà cung cấp giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới. Ngoài ra, nó còn hướng dẫn cách xử lý khi kết thúc hợp đồng, đảm bảo sự chuyển đổi kinh doanh và bảo mật dữ liệu theo quy định của công ty.

Các tác phẩm khác của tác giả

Phác thảo/Nội dung

Thu thập thông tin cơ bản của nhà cung cấp

Thu thập thông tin cơ bản của nhà cung cấp, cập nhật thông tin thay đổi

Thông tin nhà cung cấp được lưu trữ

Tạo lưu trữ điện tử hoàn chỉnh, thực hiện quản lý thông tin tập trung

Cập nhật và bảo trì thông tin cơ bản của nhà cung cấp

Theo kế hoạch, nhập và cập nhật thông tin các nhà cung cấp mới và hiện có

Phân loại nhà cung cấp và đánh giá rủi ro

Nhà cung cấp được phân loại thành nhà cung cấp quan trọng và nhà cung cấp bình thường/tạm tính

Theo độ quan trọng và mức độ rủi ro của nhà cung cấp, thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro phù hợp

Quản lý hợp đồng

Kí kết hợp đồng hợp pháp và bảo quản

Thêm thông tin hợp đồng trong bảng thông tin nhà cung cấp

Đánh giá và theo dõi hiệu suất cung cấp viên

Theo độ quan trọng của nhà cung cấp và thời gian duy trì của mối quan hệ, đánh giá và theo dõi hiệu suất

Theo kết quả đánh giá hiệu suất, thông báo và trao đổi với nhà cung cấp

Đối với nhà cung cấp dài hạn, nếu kết quả không đạt tiêu chuẩn, nên tổ chức kế hoạch cải thiện với nhà cung cấp

Với trường hợp bất thường, đưa ra các biện pháp quản lý rủi ro phù hợp, như sử dụng nhà cung cấp lựa chọn hoặc các kế hoạch phòng chống với tình huống khủng hoảng

Nếu vấn đề không mong muốn của nhà cung cấp không thể giải quyết hoặc ảnh hưởng phạm vi và mức độ nghiêm trọng, nên kích hoạt các biện pháp quản lý rủi ro, như dừng hoặc dừng hợp tác, trừ tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng, truy tố của pháp luật, để giảm thiểu rủi ro đến mức tối đa.

Khi thay đổi do nhu cầu của chúng tôi thay đổi

PMO cùng với phòng kinh doanh đánh giá ảnh hưởng của thay đổi nhu cầu đối với hợp tác của nhà cung cấp

Phòng kinh doanh thuyết phục nhà cung cấp thay đổi nội dung, thương lượng điều chỉnh kế hoạch mua hộ, giá, điều kiện thanh toán v.v.

Phòng pháp luật sẽ sửa đổi hợp đồng hoặc ký kết bổ sung theo nội dung thay đổi thực tế

Tất cả các thay đổi lớn đều cần phải chấp hành quy trình phê duyệt nội bộ, bằng sự phê duyệt của lãnh đạo phòng kinh doanh

Khi thay đổi do nhà cung cấp cung cấp sản phẩm/dịch vụ mới cho chúng tôi

PMO cùng với các phòng ban kinh doanh đánh giá xem sản phẩm/dịch vụ mới có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh hay không

Nếu có ý định mua hộ, bạn nên khởi động quy trình kiểm tra thêm nhà cung cấp mới

Cần phải đánh giá lại chất lượng của nhà cung cấp trong lĩnh vực sản phẩm/dịch vụ mới

Sản phẩm / dịch vụ mới cần ký kết hợp đồng riêng biệt, xác định phạm vi mua bán, điều khoản giá, quyền lợi và trách nhiệm và chia sẻ rủi ro

Tương lai cần phải được phê duyệt qua các phương thức liên quan, đặt một kế hoạch quản lý nhà cung cấp và gia nhập vào hệ thống quản lý nhà cung cấp hiện có

Các sản phẩm / dịch vụ mới và cũ có tình trạng giao thoa hoặc thay thế nhau, cần được đặt ra một kế hoạch chuyển đổi kinh doanh và chuyển đổi dữ liệu

XỬ LÝ KẾT THÚC HỖ TRỢ

Với nhà cung cấp phần mềm/hệ thống, hội thành phải tuân theo chế độ "Kiểm tra tuân thủ và an toàn hệ thống" của công ty

Người phụ trách phòng kinh doanh khởi đầu đơn đăng ký dịch vụ tắt, hoàn thành dịch vụ chuyển đổi và phân tích dữ liệu, nhận chứng chỉ phân tích dữ liệu

Với nhà cung cấp không phải là phần mềm/hệ thống, cũng nên hoàn thành chuyển đổi kinh doanh và phục hồi dữ liệu (nếu có) khi hợp đồng kết thúc

Công việc chuyển đổi kinh doanh được PMO hợp tác với phòng ban kinh doanh để thực hiện theo chỉ đạo

Chiến lược đổi dịch: Trưởng phòng kinh doanh sẽ yêu cầu đổi dịch kinh doanh theo nhu cầu, và PMO sẽ giúp phòng kinh doanh để tạo ra chiến lược đổi dịch chi tiết

Thực hiện và giám sát: PMO giúp theo dõi giám sát tiến độ các vấn đề chuyển nhượng quan trọng, như tài liệu và nhân viên, v.v.

Xác nhận hoàn thành: Sau khi hoàn thành chuyển đổi kinh doanh, PMO sẽ giúp các phòng ban kinh doanh xác nhận tất cả các vấn đề được trao đổi

Xóa dữ liệu: Xóa dữ liệu tuân theo chế độ của công ty về "Quy định kiểm tra tuân thủ và an ninh hệ thống đã dừng hoạt động"